১ নং প্রশ্ন ও তার উত্তরঃ

৩ নং প্রশ্ন ও তার উত্তরঃ (ক): রেকর্ড কয় প্রকার? রেকর্ড এর শ্রেণী বিন্যাস আলোচনা করুন।

১. ডাক গ্রহণ ও প্রাথমিক নিবন্ধন: দপ্তরের নির্ধারিত শাখা কর্তৃক প্রাপ্ত সকল ডাক গ্রহণ করা হবে এবং প্রাপ্তির তারিখসহ অফিসের সিলমোহর প্রদান করে একটি ইনওয়ার্ড রেজিস্টারে প্রেরকের নাম, চিঠির বিষয়বস্তু এবং একটি ক্রমিক নম্বরসহ বিস্তারিত লিপিবদ্ধ করা হবে। da

২. বন্ধ খামের বিশেষ ব্যবস্থাপনা: কোনো কর্মকর্তার নামে বন্ধ খামে পত্রাদি প্রাপ্ত হলে,  সেই খাম না খুলেই সরাসরি সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার নিকট উপস্থাপন বা পাঠাতে হবে। সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা অনুপস্থিত থাকলে, তার স্থলে যিনি সাময়িকভাবে কর্মরত থাকবেন, তার নামে তা প্রেরণ করতে হবে। di

৩. প্রশাসনিক কর্মকর্তা কর্তৃক প্রাক বাছাই ও বণ্টন: প্রশাসনিক কর্মকর্তা প্রাপ্ত সকল ডাক প্রাথমিকভাবে যাচাই করবেন এবং চিঠির বিষয়বস্তু ও কার্যাবলীর উপর ভিত্তি করে কোন শাখা বা নির্দিষ্ট কর্মকর্তার নিকট তা নিষ্পত্তির জন্য পাঠানো হবে, তা নির্ধারণ করবেন। bnplbromye

৪. নথিতে উপস্থাপন ও সিলমোহর প্রদান: নির্ধারিত শাখা ও কর্মকর্তার জন্য প্রযোজ্য নথি (ফাইল) চিহ্নিত করে তার উপর প্রাপ্ত ডাকটি উপস্থাপন করা হবে। মূল পত্র হতে বিচ্ছিন্ন হয়ে যেতে পারে এমন সকল গুরুত্বপূর্ণ সংযুক্তি যত্নের সহিত স্ট্যাম্প দ্বারা সিলমোহর করা হবে। rsd

৫. দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা কর্তৃক পর্যালোচনা: সংশ্লিষ্ট শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা অথবা তার অধীনস্থ সহকারী/সুপারভাইজার নথিসহ প্রাপ্ত পত্রাদি গ্রহণ করে এর বিষয়বস্তু ও গুরুত্ব পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পর্যালোচনা করবেন। nrgs

৬. প্রয়োজনীয় তথ্য যাচাই ও সংগ্রহ: পর্যালোচনার সময়, সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা প্রাসঙ্গিক পূর্ববর্তী নথি, আইন, বিধি বা পূর্ববর্তী সিদ্ধান্ত যাচাই করে প্রয়োজনীয় তথ্য বা রেফারেন্স সংগ্রহ করবেন, যা সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য অপরিহার্য। iqb

৭. নোটশিটে মতামত ও প্রস্তাব লিপিবদ্ধকরণ: পর্যালোচনার পর, সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা নোটশিটে তার সুনির্দিষ্ট মতামত, প্রস্তাবিত পদক্ষেপ, প্রাসঙ্গিক বিধি-বিধানের উল্লেখ এবং প্রস্তাবিত সিদ্ধান্তের যৌক্তিকতা বিস্তারিতভাবে লিপিবদ্ধ করবেন। spn

৮. ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের অনুমোদন: যদি গৃহীত সিদ্ধান্তের জন্য দপ্তর প্রধান বা ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের অনুমোদন বা পরামর্শের প্রয়োজন হয়, তবে নথিটি যথাযথ চ্যানেল অনুসরণ করে তাদের কাছে উপস্থাপন করা হবে। tomn

৯. সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন ও বহির্গামী পত্র প্রস্তুত: ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের অনুমোদন পাওয়ার পর, গৃহীত সিদ্ধান্ত অনুযায়ী প্রয়োজনীয় দাপ্তরিক কার্যক্রম গ্রহণ করা হবে। যদি সিদ্ধান্ত অনুযায়ী কোনো নতুন চিঠি, স্মারক, আদেশ বা বিজ্ঞপ্তি জারি করার প্রয়োজন হয়, তবে তা প্রস্তুত করা হবে। almn

১০. বহির্গামী রেজিস্টারে লিপিবদ্ধকরণ ও প্রেরণ: জারি করা প্রতিটি বহির্গামী চিঠির বিস্তারিত তথ্য (যেমন: প্রাপকের নাম, বিষয়, তারিখ, বহির্গামী নম্বর) একটি বহির্গামী ডাক রেজিস্টারে লিপিবদ্ধ করতে হবে। এরপর ডাকশাখা বা নির্ধারিত ডেস্কের মাধ্যমে চিঠিগুলো প্রাপকের কাছে পাঠানো হবে। brobnpldlvi

১১. নথিতে চূড়ান্ত সংরক্ষণ ও শ্রেণিবিন্যাস: সকল কার্যক্রম সম্পন্ন হওয়ার পর, মূল চিঠি, নোটশিট এবং গৃহীত সিদ্ধান্তসহ সংশ্লিষ্ট সকল কাগজপত্র যথাযথভাবে নথিতে (ফাইলে) চূড়ান্তভাবে সংরক্ষণ করতে হবে। নথিগুলোকে তাদের গুরুত্ব, মেয়াদ এবং প্রকৃতি অনুযায়ী 'ক', 'খ', 'গ' এবং 'ঘ' - এই চারটি শ্রেণিতে শ্রেণীবদ্ধ করতে হবে। brcele

১২. বিনষ্টযোগ্য নথি চিহ্নিতকরণ ও তালিকা প্রস্তুত: 'ঘ' শ্রেণির নথিগুলো (যা সাধারণত মামুলি প্রকৃতির এবং ০১ বছর পর অপ্রয়োজনীয় হয়) এবং অন্যান্য মেয়াদোত্তীর্ণ নথিগুলোকে বিনষ্টের জন্য চিহ্নিত করা হবে। প্রশাসনিক কর্মকর্তা এসব বিনষ্টযোগ্য নথির একটি বিস্তারিত তালিকা প্রস্তুত করবেন। rki

১৩. দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা কর্তৃক যাচাই ও লিখিত আদেশ: প্রস্তুতকৃত তালিকাটি সংশ্লিষ্ট শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার নিকট পেশ করা হবে। তিনি নথিগুলো বিনষ্ট করার পূর্বে তালিকাটি ভালোভাবে পড়ে দেখবেন এবং প্রতিটি নথি পরীক্ষা করবেন। যদি তিনি কোনো নির্দিষ্ট নথি আরও কিছুদিনের জন্য রাখার প্রয়োজন মনে করেন, তাহলে তিনি কতদিনের জন্য রাখবেন, তা নির্দেশপূর্বক লিখিত আদেশ প্রদান করবেন। symnds

১৪. নিরাপদ বিনষ্টকরণ ও রেকর্ড সংরক্ষণ: চূড়ান্ত অনুমোদন পাওয়ার পর, চিহ্নিত নথিগুলো নিরাপদে ও সতর্কতার সাথে ধ্বংস করা হবে (যেমন: কাগজ কেটে ফেলা - shredding), যাতে তথ্যের গোপনীয়তা লঙ্ঘিত না হয়। বিনষ্টকৃত নথির একটি বিস্তারিত রেকর্ড সংরক্ষণ করা হবে। nrgsbor

০৫ নং প্রশ্ন ও তার উত্তরঃ একজন শাখা কর্মকর্তা তার শাখা পরিদর্শনকালে কি কি বিষয়সমূহ পরিক্ষা করবেন? তার একটি তালিকা দিন।

শাখা পরিদর্শনের মূল লক্ষ্য হলো সচিবালয় নির্দেশমালা ২০২৪ অনুযায়ী শাখার কার্যক্রমের মান ও কার্যকারিতা যাচাই করা। একজন শাখা কর্মকর্তা এই পরিদর্শনের মাধ্যমে শাখার দৈনন্দিন কাজ, কর্মপরিবেশ এবং নিয়মানুবর্তিতা পরীক্ষা করে থাকেন। এটি শাখার সামগ্রিক ব্যবস্থাপনা এবং ভবিষ্যৎ উন্নতির জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একজন কর্মকর্তা তার শাখা পরিদর্শনকালে কি কি বিষয়সমূহ পরিক্ষা করবেন তার একটি তালিকা নিম্নে উপস্থাপন করা হলো।

• সুষম কর্মবন্টন হয়েছে কিনা
• সচিবালয় কর্তৃক নির্দেশিত সকল নির্দেশাবলী পালন হচ্ছে কিনা
• কর্মচারীগণ তাদের দায়িত্ব ও কর্তব্য সম্পর্কে অবহিত কিনা
• স্থগিত থাকা কাজের সাথে বাস্তবতার মিল আছে কিনা
• কোনো কাজ অযথা বিলম্ব অবস্থায় পড়ে আছে কিনা
• ক্ষমতা অর্পণ সংক্রান্ত স্থায়ী আদেশ খতিয়ে দেখা
• সচিবালয় নির্দেশিকা ও কার্য বিধিমালা প্রতিপালন হচ্ছে কিনা
• গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তসমূহের নথি রক্ষণাবেক্ষণ করা হচ্ছে কিনা
• লেবেলসমূহের অপব্যবহার হচ্ছে কিনা
• নথিসমূহের শ্রেণীবিন্যাস, রেকর্ডভূক্তি ও সূচিকরণ করা হয়েছে কিনা
• অপ্রয়োজনীয় নথি বাছাই ও বিনষ্টকরণ করা হয়েছে কিনা
• তাগিদপত্র প্রেরণ পদ্ধতি কার্যকর কিনা
• শাখা পরিদর্শন নিয়মিত হয় কিনা
• মাসিক সভার কার্যক্রম
• পূর্ববর্তী পরিদর্শন প্রতিবেদনের সুপারিশ অনুসরণ করা হয়েছে কিনা
• স্টেশনারী দ্রব্যাদির অপচয় রোধ করা
• নিবন্ধন বহির সাথে মজুতের পরিমাণ সঠিক আছে কিনা
• কাজের পরিবেশ খতিয়ে দেখা
• সরঞ্জামাদি সঠিকভাবে সাজানো আছে কিনা
• অফিস প্রাঙ্গণ পরিপাটি আছে কিনা
• নির্ধারিত ফর্মসমূহ হাতের নাগালে পাওয়া যায় কিনা
• গার্ড ফাইল সংরক্ষণ করা হচ্ছে কিনা
• কর্মচারীদের প্রয়োজনীয় বস্তুসমূহ আছে কিনা
• কর্মচারীদের বেতন ভাতা সঠিক আছে কিনা
• চাকরির রেকর্ড ও ছুটির হিসাব রাখা হয়েছে কিনা
• অফিসের নিরাপত্তা ব্যবস্থা খতিয়ে দেখা
• কর্মচারীদের কাজে মনোযোগের বিষয়টি খতিয়ে দেখা
• নগদ অর্থের লেনদেন ব্যবস্থা সন্তোষজনক কিনা
• হিসাব নিয়মিত নিরীক্ষা করা হয় কিনা
• ভাউচারসমূহ ও বেতনবহি নিরাপদ স্থানে রাখা হয় কিনা
• পত্রাদি গ্রহণ ও বিলি করার পদ্ধতি সন্তোষজনক কিনা 
• পত্র প্রেরণে বিলম্ব হয় কিনা
• ডাকটিকিটের নিবন্ধন বহি যথাযথভাবে সংরক্ষণ ও পরীক্ষা করা হয় কিনা
• হাজিরা বহি নিয়মিত পরীক্ষা করা হয় কিনা
• অফিসের পয়ঃনিষ্কাশন ব্যবস্থা খতিয়ে দেখা
• নারী সহকর্মীদের জন্য আলাদা ব্যবস্থা আছে কিনা
• হাজিরা বহি (ম্যানুয়াল/ইলেকট্রনিক) নিয়মিত আপডেট করা হচ্ছে কিনা।
• কর্মচারীগণ সময় মতো অফিসে আসছেন কিনা।
• দেরিতে আসা কর্মচারীদের কারণ দর্শানোর নোটিশ ও শাস্তিমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হচ্ছে কিনা।
• ছুটির হিসাব হাজিরা বহিতে সঠিকভাবে রাখা হচ্ছে কিনা।
• দপ্তরের সামগ্রিক পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা ও পরিপাটি অবস্থা।
• কর্মচারীদের কাজের পরিবেশ অনুকূল আছে কিনা 
• দাপ্তরিক আসবাবপত্র ও অন্যান্য সরঞ্জামের সদ্ব্যবহার ও রক্ষণাবেক্ষণ হচ্ছে কিনা।
• আসবাবপত্র বা সরঞ্জাম নষ্ট হয়ে থাকলে তা মেরামতের ব্যবস্থা নেওয়া হয়েছে কিনা।
• শাখায় আসা ও নিষ্পত্তির অপেক্ষায় থাকা ফাইলসমূহের তালিকা।
• কোনো ফাইল অযথা দীর্ঘ সময় ধরে পড়ে আছে কিনা।
• ফাইল নিষ্পত্তির ক্ষেত্রে সচিবালয় নির্দেশিকা ও অন্যান্য বিধি-বিধান অনুসরণ করা হচ্ছে কিনা।
• গুরুত্বপূর্ণ/তাৎক্ষণিক ফাইল দ্রুত নিষ্পত্তি হচ্ছে কিনা।
• নথিগুলো সঠিকভাবে সাজিয়ে রাখা হয়েছে কিনা।
• নথির গোপনীয়তা রক্ষা করা হচ্ছে কিনা।
• কোনো গুরুত্বপূর্ণ নথি হারিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা আছে কিনা।
• কর্মকর্তা-কর্মচারীগণ কর্তৃক খসড়া (ড্রাফট) প্রস্তুত এবং দাপ্তরিক পত্র লিখনে সচিবালয় নির্দেশিকা অনুসরণ করা হচ্ছে কিনা।
• ভাষার স্পষ্টতা, নির্ভুল বানান ও ব্যাকরণ নিশ্চিত করা হচ্ছে কিনা।
• শাখার কর্মকর্তা-কর্মচারীদের মধ্যে কাজের সঠিক ও সুষম বন্টন হয়েছে কিনা।
• কারও উপর অতিরিক্ত কাজের চাপ আছে কিনা অথবা কেউ কাজ ছাড়া বসে আছে কিনা।
• শাখার জন্য নির্ধারিত লক্ষ্য অর্জনে কতটা অগ্রগতি হয়েছে।
• কর্মকর্তা-কর্মচারীগণ তাদের নির্দিষ্ট দায়িত্ব সম্পর্কে অবগত আছেন কিনা।
• শাখার দৈনন্দিন কাজের নিয়মিত পরিবীক্ষণ ও মূল্যায়ন ব্যবস্থা আছে কিনা।
• সাপ্তাহিক বা মাসিক কার্যবিবরণী নিয়মিত প্রস্তুত হচ্ছে কিনা।
• শাখায় কোনো শূন্য পদ আছে কিনা এবং জনবলের ঘাটতি কাজের উপর প্রভাব ফেলছে কিনা।
• ঘাটতি পূরণের জন্য উচ্চতর কর্তৃপক্ষের কাছে অনুরোধ করা হয়েছে কিনা।
• কর্মকর্তা-কর্মচারীদের জন্য প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করা হয়েছে কিনা।
• প্রশিক্ষণ কর্মসূচিতে তাদের অংশগ্রহণ নিশ্চিত হচ্ছে কিনা।
• আর্থিক বিধি-বিধান অনুসরণ করা হচ্ছে কিনা (যদি শাখার নিজস্ব আর্থিক কার্যক্রম থাকে)।
• ব্যয়ের রেকর্ড সঠিক রাখা হচ্ছে কিনা।
• স্টেশনারি ও অন্যান্য দাপ্তরিক সামগ্রীর পর্যাপ্ত সরবরাহ আছে কিনা।
• এগুলোর সঠিক ব্যবহার ও অপচয় রোধ হচ্ছে কিনা।
• ই-ফাইলিং ব্যবস্থা সঠিকভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে কিনা।
• ই-ফাইলিং সংক্রান্ত সকল নির্দেশনা অনুসরণ করা হচ্ছে কিনা।
• কর্মকর্তা-কর্মচারীদের কম্পিউটারের ব্যবহারিক জ্ঞান পর্যাপ্ত কিনা।
• প্রয়োজনে তাদের জন্য কম্পিউটার প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা আছে কিনা।

৮ নং প্রশ্ন ও তার উত্তরঃ আপনার কার্যালয়ে নতুন নিয়োগপ্রাপ্ত অডিটরগণ যোগদান করেছেন। তাদের জন্য তিন দিনব্যাপী ইনহাউজ প্রশিক্ষন কোর্সের আয়োজন করা হয়েছে। উক্ত প্রশিক্ষন কোর্সটি আয়োজন এর বিষয়ে উল্লেখপূর্ক একটি পত্রের খসড়া প্রস্তুত করুন।

মুল অংশে নিচের লেখাগুলো বা প্রাসঙ্গিক বিষয় নিয়ে লিখতে হবে।

সম্প্রতি এই কার্যালয়ে যোগদান করা নতুন নিয়োগপ্রাপ্ত অডিটরদের পেশাগত দক্ষতা বৃদ্ধি এবং দাপ্তরিক কার্যপ্রণালী সম্পর্কে সম্যক ধারণা প্রদানের লক্ষ্যে একটি তিন দিনব্যাপী ইনহাউজ প্রশিক্ষণ কোর্স আয়োজনের সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়েছে।উক্ত প্রশিক্ষণ কোর্সটি আগামী ২৫ জুন ২০২৫ থেকে ২৭ জুন ২০২৫ পর্যন্ত বাণিজ্যিক অডিট অধিদপ্তর, আঞ্চলিক কার্যালয়, সেক্টর: ০৬, খুলনার প্রশিক্ষণ কক্ষে অনুষ্ঠিত হবে। এই প্রশিক্ষণে নিরীক্ষা পদ্ধতি, সরকারি আর্থিক বিধিমালা, দাপ্তরিক কার্যপদ্ধতি এবং আধুনিক নিরীক্ষা কৌশল সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা ও হাতে-কলমে শিক্ষা প্রদান করা হবে। প্রশিক্ষণের বিস্তারিত সময়সূচি অংশগ্রহণকারীদের পরবর্তীতে অবহিত করা হবে।সকল নতুন নিয়োগপ্রাপ্ত অডিটরগণকে নির্ধারিত সময়ে প্রশিক্ষণে উপস্থিত থাকার জন্য নির্দেশ প্রদান করা হলো।

৯ নং প্রশ্ন ও তার উত্তরঃ সদ্য সমাপ্ত পদ্মা বহুমূখী সেতু প্রকল্প এর উপর একটি পারফর্মেন্স নিরীক্ষা পরিচালনার প্রয়োজণীয়তা উল্লেখপূর্বক সিএজি কার্যালয় বরাবর লিখিত পত্রের খসড়া প্রস্তুত করুন।