প্রশ্ন: ০১- নথিপত্র ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া বর্ণনা করুন। (KDM)

তথ্য প্রযুক্তির সর্বোচ্চ ব্যবহার- সচিবালয়ের প্রতিটি শাখা বা দপ্তরের সকল কাজে তথ্য প্রযুক্তির সর্বোচ্চ ব্যবহার নিশ্চিত করতে হবে। (KDM)

সামঞ্জস্যপূর্ণ সফটওয়্যার ব্যবহার- নথি বা পত্রাদি ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সামঞ্জস্যপূর্ণ সফটওয়্যার ব্যবহার করতে হবে। (JDI)

ইলেক্ট্রনিক ট্রাকিং সিস্টেম ব্যবহার- প্রাপ্ত পত্রাদি ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে ইলেক্ট্রনিক ট্রাকিং সিস্টেম ব্যবহার করতে হবে। যে কোন পত্র প্রাপ্তি থেকে শুরু করে শেষ পর্যন্ত সকল ধাপের বিস্তারিত বর্ণনা সফটওয়্যারে সংরক্ষণ করতে হবে। (SMNVI)

ফাইল ট্রাকিং সিস্টেম ব্যবহার- নথি নিবন্ধন এবং নথির গতিবিধি নিরুপনের জন্য ফাইল ট্রাকিং সিস্টেম ব্যবহার করতে হবে। (GLP)

নথির শ্রেণীবিন্যাস, অনিষ্পন্ন বিষয়ের তালিকা, তাগিদ পত্র প্রদান- নথির শ্রেণীবিন্যাস, অনিষ্পন্ন বিষয়ের তালিকা প্রণয়ন, তাগিদ পত্র প্রদান প্রভৃতি বিষয় এই প্রযুক্তির মাধ্যমে সম্পন্ন হবে। (OM)

ইন্টারনেট সংয়োগ ও নিরাপদ আন্ত:কম্পিউটার নেটওয়ার্ক ব্যবস্থা- প্রতিটি মন্ত্রণালয় বা বিভাগে ইন্টারনেট সংয়োগ ও নিরাপদ আন্ত:কম্পিউটার নেটওয়ার্ক সংয়োগ থাকবে। যার মাধ্যমে নোট প্রস্তুতকরণ, সার-সংক্ষেপ লিখন, চিঠি পত্রের খসড়া, আভ্যন্তরীন সিদ্ধান্ত, প্রতিবেদন প্রভৃতি সম্পর্কে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা অবহিত হবেন এবং এই একই মাধ্যম ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে তিনি মতামত প্রদান করবেন। (SPN)

ইউনিকোড ফন্ট ব্যবহার- সরকারি সকল কাজে টাইপ বা মুদ্রণের ক্ষেত্রে আবশ্যিকভাবে ইউনিকোড ফন্ট ব্যবহার করতে হবে এবং অগ্রাধিকার ভিত্তিতে জাতীয় কী-বোর্ড ব্যবহার করতে হবে। (BBU)

ইলেক্ট্রনিক নোটিং, ফাইলিং ও ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষর- ইলেক্ট্রনিক নোটিং, ফাইলিং ও ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষর ব্যবহারের মাধ্যমে সকল অফিসে পর্যায়ক্রমে ইলেক্ট্রনিক অফিস পদ্ধতি চালু করতে হবে। (DLVI)

প্রশ্ন- ০২- ডিজিটাল নথি নম্বর প্রদানের পদ্ধতি আলোচনা কর। (ALMG4)

ডিজিটাল কোড দ্বারা সমন্বিত (ALBP) একটি আধুনিক পদ্ধতি হলো ডিজিটাল নথি পদ্ধতি। মূলত নথির সুষ্ঠ সংরক্ষণ, বিতরণ ও গোপনীয়তা (ALBM) রক্ষার্থে ডিজিটাল নথি নম্বর পদ্ধতিটি প্রবর্তন করা হয়েছে। ডিজিটাল নথিতে মোট সাতটি ফুলস্টপসহ ১৮ টি ডিজিট (LNGR) থাকবে এবং ডিজিটগুলো পৃথক ০৭ টি নম্বরে বিভক্ত থাকবে।

ডিজিটাল নথির কোড ভিত্তিক বিস্তারিত বিবরণ নিম্নে তুলে ধরা হলো-

১. মন্ত্রণালয় বা বিভাগ কোড- মন্ত্রণালয় বা বিভাগ ০২ অংক বিশিষ্ট কোড। ডিজিটাল নথির শুরুতেই মন্ত্রণালয় বা বিভাগের কোড বসবে। কোডগুলো পাওয়া যাবে ক্রোড় পত্র ০৫ এ। যদি কখনো নতুন মন্ত্রণালয় বা বিভাগ সৃষ্টি হয় অথবা বিলুপ্ত হয় সেক্ষেত্রে জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয় কোড পরিবর্তন বা নতুন কোড বরাদ্দ করবে। (ALM)

২. সংযুক্ত দপ্তর/পরিদপ্তর/অধিদপ্তর/স্বায়ত্বশাসিত সংস্থা/বিভাগীয় কার্যালয়/অন্যান্য অধিক্ষেত্র কোড- এটি দুই ডিজিটের কোড। নথি নম্বরের ২য় অবস্থানে এটি বসবে। এর কোড নম্বর- ০১-৯৯ পর্যন্ত। দপ্তর বা সংস্থা বরাবর প্রদত্ত কোডগুলো স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করতে হবে। নতুন কোন দপ্তর/অধিদপ্তর, সংস্থা বা কোন স্বায়ত্ত্বশাষিত প্রতিষ্ঠান বিলূপ্ত কিংবা যুক্ত হলে নিজনিজ মন্ত্রণালয় কোড পরিবর্তন বা নতুন কোড সংযোজন বা প্রদান করবেন। (CTBN)

৩. জিওগ্রাফিক কোড- জিওগ্রাফিক কোড ০৪ অংক বিশিষ্ট। এটি নথি নম্বরের ৩য় অবস্থানে বসিবে। যে সকল মন্ত্রণালয় বা বিভাগের আওতাধীন দপ্তর বা সংস্থার জেলা বা উপজেলা পর্যায়ে অফিস রয়েছে তাহাদের ক্ষেত্রে- ১ম দুই অংক জেলা পর্যায়ের অফিসের জন্য এবং পরবর্তী দুই অংক ‍উপজেলা অফিসের জন্য উপজেলা জিও কোড হিসেবে বসবে। অর্থাত ১ম দুটি জেলার জিও কোড অবশিষ্ট দুটি উপজেলা জিও কোড।(MOIBN)

৪. শাখা বা অধস্তন প্রতিষ্ঠান কোড- এটি ০৩ অংক বিশিষ্ট কোড। এটি নথি নম্বরের ৪র্থ অবস্থানে বসবে। প্রতিটি দপ্তরের নিদৃষ্ট শাখা নির্ধারণের জন্য এই কোড ব্যবহৃত হয়। এখানে শাখা বলতে নথি সৃষ্টিকারী ইউনিট, শাখা বা অধিশাখাকে বোঝানো হয়েছে। কোন দপ্তরের অধীনে একাধিক প্রতিষ্ঠান/শাখা থাকলে তখন এই কোড ধারাবাহিকভাবে বরাদ্দ করতে হবে।(BMEYA)

৫. বিষয়ভিত্তিক শ্রেণীবিন্যাস কোড- এটি দুই অংক বিশিষ্ট কোড। এটি নথি নম্বরের ৫ম অবস্থানে বসিবে। নিজনিজ দপ্তর বা প্রতিষ্ঠানের প্রশাসন এই কোড নির্ধারণ করে সবাইকে অবহিত করবেন। এই বিষয়ে ক্রোড়পত্র ০৬ এ উল্লেখ আছে। নতুন বিষয় সংযোজিত হলে তা সর্বশেষ কোড এর পরে সংয়োজিত হবে।(COCELE)

৬. নথির ক্রমিক সংখ্যা- এটি ০৩ অংক বিশিষ্ট কোড। এটি ৬ষ্ঠ অবস্থানে বসবে। প্রতি বছরের শুরুতে বিষয়ভিত্তিকভাবে যে নথি খোলা হবে তা ০০১ ক্রমিক দিয়ে শূরু করতে হবে। পুরাতন বা বিনষ্ট কোন নথি নম্বর পুনরায় এখানে ব্যবহার করা যাবে না।(ALMBW)

৭. নথি খোলার সন- এটি ০২ অংক বিশিষ্ট কোড। এটি সর্বশেষ অর্থাত ৭ম অবস্থানে বসবে। সন এর শেষে ফুলস্টপ দিয়ে চিঠির জারি নম্বর ব্যবহার করতে হবে। তবে এটি মনে রাখা বাঞ্ছনীয় যে, এটি নথি নম্বরের কোন অংশ নয়।(ALAMBWMYA)

বিশেষভাবে উল্লেখ্য যে, ডিজিটাল নথি নম্বরের কোন ঘর কোন দপ্তরের জন্য প্রযোজ্য না হলে প্রয়োজনীয় সংখ্যক শূণ্য দিয়ে তা পূরণ করতে হবে ()

প্রশ্ন: ০৩- ইমেইল এর ব্যবহার সম্পর্কে লিখুন। (LKN)

অভিন্ন ডোমেইনভূক্ত ইমেইল- প্রতিটি মন্ত্রণালয় বা বিভাগের বা শাখার বা দপ্তরের সকল  কর্মকর্তা/ কর্মচারীগণের অভিন্ন ডোমেইনভূক্ত একটি ইমেইল এড্রেস থাকতে হবে।সকলের জন্যই অভিন্ন ডোমেইন এ পযায়ক্রমে ইমেইল একাউন্ট খোলার ব্যবস্থা নিতে হবে। পাশাপাশি যোগাযোগের ক্ষেত্রে ইমেইল এর ব্যবহার ধীরে ধীরে সম্প্রসারণ করতে হবে। (BRN)

চিঠিপত্রসমূহ ডাকে প্রেরণ করার পাশাপাশি ইমেইলের মাধ্যমেও প্রেরণ- ইলেক্ট্রনিক অফিস পদ্ধতি চালু না হওয়া পর্যন্ত চিঠিপত্রাদি ডাকে প্রেরণ করার পাশাপাশি ইমেইল এর মাধ্যমেও পাঠাতে হবে। (VBI)

ইমেইল এর ঠিকানা প্রেরণ- চিঠি পত্রে স্বাক্ষরকারী কর্মকর্তা স্বীয় স্বাক্ষরের নিচে পদবী, ফোন, ফ্যাক্স ও আবশ্যিকভাবে ইমেইল এর ঠিকানাও প্রদান করবেন। (LKN)

সরকারি যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম- ইমেইল হবে সরকারি যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম।অর্থাত সকল ক্ষেত্রে সরকারি পত্র অনলাইনে বিনিময়ের সময় ইমেইল ব্যবহার করতে হবে।সুতরাং নিয়মিত মেইল বক্স চেক করতে হবে ও মেইল প্রাপ্তির সঙ্গে সঙ্গেই প্রাপ্তিস্বীকার করিবার স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা রাখিতে হবে। (SLA)

প্রশ্নঃ ০৪ ওয়েবসাইটের ব্যবহার সম্পর্কে লিখুন। (COBIA)

তথ্য অধিকার আইন, ২০০৯ এবং সংশ্লিষ্ট প্রবিধান- প্রতিটি মন্ত্রণালয়/বিভাগ এবং ইহার আওতাধীন প্রতিটি প্রতিষ্ঠান/সংস্থার বাংলা ও ইংরেজিতে নিজস্ব ওয়েবসাইট থাকিবে। এই সকল ওয়েবসাইটে তথ্য অধিকার আইন, ২০০৯ এবং সংশ্লিষ্ট প্রবিধান মোতাবেক তথ্যসমূহ সংযোজন (upload) করিতে হইবে। (COBAP)

সামঞ্জস্যপূর্ণ প্লাটফর্মে ওয়েবসাইট গঠন- তথ্যসমূহ আদান প্রদানের সুবিধার্থে মন্ত্রণালয় হইতে অধস্তন দপ্তরসমূহ পর্যন্ত সামঞ্জস্যপূর্ণ প্লাটফর্মে ওয়েবসাইট গঠনকে অগ্রাধিকার দিতে হইবে। (COMA)

যোগসূত্রের মাধ্যম- এই সকল ওয়েবসাইট হইবে তথ্য উপস্থাপন এবং অন্যান্য দপ্তর, সংস্থা ও জনগণের সহিত যোগসূত্রের মাধ্যম। (COB)

নিয়মিতভাবে হালনাগাদ- ওয়েবসাইটে প্রতিটি শাখা/দপ্তরের হাল-নাগাদ তথ্য, ফরম, রিপোর্ট, টেন্ডার বিজ্ঞপ্তি, অর্থ বরাদ্দ ও ব্যবহারসংক্রান্ত প্রয়োজনীয় আইন-কানুন ইত্যাদি নিয়মিতভাবে হালনাগাদ করিতে হইবে। (NAR)

তথ্যের যথার্থতা নিশ্চিত- সরকারি ওয়েবসাইটসমূহ তথ্যপ্রাপ্তির স্বীকৃত উৎস হিসাবেও বিবেচিত হইবে। এই লক্ষ্যে প্রতিটি শাখা ওয়েবসাইটে সংযোজিত স্বীয় শাখাসংক্রান্ত তথ্যের যথার্থতা নিশ্চিত করিবে। (ALM)

ব্যবহারকারীর নিকট পৌঁছানো- তথ্য প্রদানের পাশাপাশি মন্ত্রণালয়/বিভাগের প্রতিটি শাখা, দপ্তর/পরিদপ্তর ও সংস্থা নিজস্ব সার্ভিসসমূহ ওয়েবসাইটের মাধ্যমে ব্যবহারকারীর নিকট পৌঁছাইবার বিষয়টি নিশ্চিত করিবে। (DUL)

প্রশ্ন: ০৫- রেকর্ড বাছাই ও বিনষ্টকরণ (RSTM)

বিনষ্টযোগ্য নথিসমূহের নিবন্ধন বহি- প্রশাসনিক কর্মকর্তা প্রতিবৎসর জানুয়ারি মাসে "বিনষ্টযোগ্য নথিসমূহের নিবন্ধন বহি' পর্যালোচনা করিয়া সেই বৎসরের মধ্যে বিনষ্টযোগ্য নথিসমূহের একটি তালিকা প্রস্তুত করিবেন।(SRB)

দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার নিকট পেশ- বিনষ্টযোগ্য নথিগুলিসহ তিনি ঐ তালিকাটি শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার নিকট পেশ করিবেন। বিনষ্ট করিবার পূর্বে শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা ঐ নথিসমূহ পড়িয়া দেখিবেন। ক্ষেত্রবিশেষে শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা যদি কোনো নির্দিষ্ট নথি আরও কতিপয় দিবস রাখিতে হইবে বলিয়া বিবেচনা করেন তাহা হইলে তিনি কত দিবসের জন্য উহা রাখিবেন তাহা নিৰ্দেশপূর্বক লিখিত আদেশ প্রদান করিবেন। (CACI)

সচিবালয়ের নথিপত্র সংরক্ষণাগার- যে সকল নথি সচিবালয় নথিপত্র সংরক্ষণাগারে স্থানান্তর করিতে হইবে, প্রতিবৎসর জানুয়ারি মাসে প্রশাসনিক কর্মকর্তা তাহার দুই প্রস্ত বিশিষ্ট তালিকা প্রস্তুত করিবেন। তালিকার একটি প্রস্ত শাখাতে রাখিবেন এবং অপর প্রস্ত সচিবালয় নথিপত্র সংরক্ষণাগারে প্রেরণ করিবেন। (KYRN)

সরকারি দপ্তরে শ্রেণিভুক্ত গোপন বিষয়ের নিরাপত্তা- স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় কর্তৃক জারীকৃত 'সরকারি দপ্তরে শ্রেণিভুক্ত গোপন বিষয়ের নিরাপত্তা' শীর্ষক পুস্তিকায় বিনষ্টের জন্য প্রস্তুত সকল 'গোপনীয়' ও 'বিশেষ গোপনীয়' নথিসমূহ এবং কাগজপত্র বিনষ্ট করিয়া তার বিবরণ লিপিবদ্ধ করতে হবে। অন্যান্য নথি ও কাগজপত্র সংশ্লিষ্ট শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার উপস্থিতিতে বিনষ্ট করিতে হইবে। (RSTM)

নিলামে বিক্রয়- ব্যবহারের জন্য আর প্রয়োজন হইবে না এইরূপ সংবাদপত্র, সংকলন, প্রেস-কাটিং, মোড়কের কাগজপত্রন ইত্যাদি নিলামে বিক্রয় করিয়া ফেলিতে হইবে। বিনষ্টকৃত নথির নামের তালিকা স্থায়িভাবে সংরক্ষণ করিতে হইবে। (RXNA)

ইলেকট্রনিক নথি বিনষ্ট- যথাযথ কর্তৃপক্ষের নির্দেশে ইলেকট্রনিক পদ্ধতিতেও নথি বিনষ্ট করতে হবে। সেক্ষেত্রে নির্ধারিত সময় অতিক্রান্ত হইবার পর ইলেকট্রনিক পদ্ধতিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিনষ্টযোগ্য নথিসমূহের তালিকা প্রস্তুত হইবে এবং তাহা যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদনক্রমে বিনষ্ট করিতে হইবে। (BBU)

প্রশ্ন: ০৬- পত্র প্রাপ্তি ও জারি প্রক্রিয়া বর্ণনা করুন। (SKR)

পত্র প্রাপ্তি ও জারি ইউনিট- প্রতিটা মন্ত্রণালয় বা বিভাগের সাধারণ শাখায় একটি করে পত্র প্রাপ্তি ও জারি ইউনিট থাকবে। এটি তত্ত্বাবধায়ন করবেন একজন প্রশাসনিক কর্মকর্তা। এই ইউনিটের কাজ হলো- (SKR)

1. সদ্য প্রাপ্ত পত্রাদি গ্রহণ। (JDI)
2. ডাক প্রেরণ। (KHL)
3. নথির বার্ষিক সূচিপত্র সংকলন। (JSN)

ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিকে অগ্রাধিকার- উল্লিখিত কাজগুলো সম্পাদনের জন্য ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিকে অগ্রাধিকার দিতে হবে। (RNA)

বিতরণ- জরুরি পত্রাদি প্রাপ্তির ০২ ঘন্টার মধ্যে বিতরণ করতে হবে। অন্যন্য পত্রাদি যথাসম্ভব প্রাপ্তির দিনই বিতরণ করতে হবে। (BLL)

কর্মবন্টন সম্পর্কে সহকারি সচিব- বিভিন্ন শাখার কর্মবন্টন প্রক্রিয়া অভিজ্ঞ একজন সহকারী সচিব এর উপর ন্যাস্ত থাকবে। তার কাজ হলো- (HSN)

1. প্রাপ্ত পত্র পড়িয়া দেখবেন। (RTN)()
2. কোন পত্র নির্ধারিত শাখায় প্রেরণের পূর্বে যদি তিনি মনে করেন যে, পত্রটি উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষকে দেখাইয়া লওয়া প্রয়োজন (ALM )সেক্ষেত্রে তিনি তাই করবেন।
3. প্রাপ্ত পত্রাদি শাখা ভিত্তিক বিন্যাস সাধন। (KBR)
4. প্রাপ্ত প্রতিটি পত্রে ক্রমিক ও তারিখ প্রদান। (JWL)
5. LAN (Local Area Network) এর মাধ্যমে প্রাপ্ত প্রতিটি পত্রের বিবরণ সংশ্লিষ্ট শাখায় ডায়রি ভুক্তির জন্য প্রেরণ। (JRN)
6. প্রাপ্ত পত্রের এক কপি সংশ্লিষ্ট শাখায় প্রেরণ করবেন ও আরেক কপিতে প্রাপ্তি স্বীকার করাইবেন। (FRK)

প্রশ্ন: ০৭- প্রাপ্ত পত্রাদি নিষ্পত্তির পদ্ধতি বর্ণনা করুন। (RSDKA)

বন্ধ খামেই উপস্থাপন- কোন কর্মকর্তার নামে বন্ধ খামে পত্রাদি প্রাপ্ত হলে তা সাধারণ শাখা কর্তৃক বন্ধ খামেই সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার নিকট উপস্থাপন/পাঠাইতে হবে। উক্ত কর্মকর্তা অনুপস্থিত থাকলে তাহার স্থলে যিনি কর্মরত থাকবেন তাহার নামে পাঠাইতে হবে। (DA)

নিজেই গ্রহণ- কোন কর্মকর্তার নামে পত্র প্রেরিত হলে ঐ কর্মকর্তা নিজেই তা গ্রহণ করবেন। তিনি অনুপস্থিত থাকলে তার একান্ত সচিব বা ব্যক্তিগত কর্মকর্তা অথবা প্রশাসনিক কর্মকর্তা তা গ্রহণ করবেন। (DI)

পত্র খোলা- কর্মকর্তার নামে প্রেরিত পত্রাদি ঐ কর্মকর্তা নিজে অথবা তার উপস্থিতে তার ব্যক্তিগত কোন কর্মচারী খুলবেন। (RSD)

গোপনীয় পত্রাদি বাছাই- সরকারি নির্দেশ অনুসারে অতি গোপনীয়, বিশেষ গোপনীয় ও গোপনীয় পত্রাদি বাছাই করতে হবে। ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতেও অনুরুপভাবে পত্র বাছায়ের ব্যবস্থা থাকবে। (NRG)

হালনাগাদ তালিকা- প্রাপ্ত পত্রাদি বন্টনের সুবিধার্থে প্রতিটি শাখার উপর ন্যাস্ত বিষয়াবলির একটি হালনাগাদ তালিকা সাধারণ শাখায় থাকবে। (IQB)

তাগিদ পত্রাদি চিহ্নিতকরণ- তাগিদ পত্রাদিসমূহ আলাদা করিয়া “তাগিদ পত্রাদি” নামক পতাকা লাগাইয়া তা সংশ্লিষ্ট উপসচিবের নিকট পেশ করতে হবে। তাগিদ পত্রাদি যে শাখা সংশ্লিষ্ট সাধারণ শাখা তাহা নির্দেশ করে দিবে। (SOP)

মন্ত্রণালয়ের নাম, শাখা, নম্বর- সাধারণ শাখা কর্তৃক প্রাপ্ত পত্রাদিতে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয়ের নাম, শাখা, নম্বর এবং প্রাপ্তির তারিখ স্ট্যাম্প দ্বারা সিলমোহর করে দিবে। প্রাপ্ত পত্রাদি প্রশাসনিক কর্মকর্তা নিজে ডায়েরিভূক্ত করবেন। (TOA)

বিচ্ছিন্ন হয়ে যেতে পারে- মূল পত্র হতে বিচ্ছিন্ন হয়ে যেতে পারে এরুপ গূরুত্ত্বপূর্ণ সকল সংযুক্তি সাধারণ শাখার স্ট্যাম্প দ্বারা সিলমোহর করতে হবে। (ALM)

পূর্বাহ্নে ও অপরাহ্নে প্রেরণ- সাধারণ শাখা কর্তৃক প্রাপ্ত পত্রাদি প্রত্যেকদিন পূর্বাহ্নে ও অপরাহ্নে কর্মকর্তার নিকট প্রেরণ করতে হবে। অফিস সময়ের পর প্রাপ্ত পত্রাদি পরবর্তী কাযদিবসে বিতরন করতে হবে। (BNPLDLVI)

অতিরিক্ত সচিব অথবা উপসচিবের দৃষ্টি গোচর- যে সকল পত্রাদি তাৎক্ষণিকভাবে অতিরিক্ত সচিব অথবা উপসচিবের দৃষ্টি  গোচর করা প্রয়োজন সেগুলো তাই করতে হবে। (BCELE)

অবিলম্বে অগ্রাধিকার জরুরি- অগ্রাধিকার, অবিলম্বে ও জরুরি চিহ্নিত পত্রাদির গুরুত্বসহকারে ব্যবস্থা নিতে হবে। ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতেও অনুরুপভাবে পত্র বাছায়ের ব্যবস্থা থাকবে। (KKI)

পাঞ্চ করে বিক্রিত করা- প্রাপ্ত দলিল পত্রে অবাতিলকৃত স্ট্যাম্প থাকলে তা পাঞ্চ করে বিক্রিত করে ফেলতে হবে। বিক্রিত অংশগুলোকে পরে পুড়াইয়া ফেলতে হবে। (RKI)

প্রত্যাশিত উত্তরের জন্য ডাক খরচ- সরকারের নিকট থেকে প্রতাশিত উত্তরের জন্য প্রাপ্ত পত্রাদির সহিত প্রেরিত ডাক খরচ সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার নিকট জমা দিতে হবে। (NRGSBOR)

ভূলক্রমে প্রেরিত পত্রাদি- কোন শাখায় ভূলক্রমে প্রেরিত পত্রাদি দ্রুত সংশ্লিষ্ট শাখায় অথবা সাধারণ শাখায় প্রেরণ করতে হবে। কোন শাখার সাথে সম্পর্কিত নয় এরুপ পত্র উক্ত শাখায় (সাধারণ) ডায়েরিভূক্ত হবে না। (TBOW)

প্রশ্ন: ০৮- অফিসে প্রাপ্ত পত্রাদি ডায়েরিভূক্তকরণ ও নিষ্পত্তিকরণ পদ্ধতি বর্ণনা করুন। (AUB)

শাখার দায়িত্ত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা পত্রাদি পাওয়ার পর

সতর্কতার সহিত পাঠ- শাখার দায়িত্ত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা পত্রাদি পাওয়ার পর তা সতর্কতার সহিত পাঠ করিবেন। (AUB)

বিধিমালা ও নির্দেশ অনুসারে- বিধিমালা ও নির্দেশ অনুসারে যে সকল পত্র উর্দ্ধতন কর্মকর্তার নিকট উপস্থাপনের প্রয়োজন নাই সেই সকল ক্ষেত্রে তিনি নিজেই উক্ত পত্র নিষ্পত্তি করিবেন। (CCI)

অন্যান্য শাখার সহিত আলোচনার প্রয়োজনীয়তা- যে ধরনের প্রাপ্ত পত্রাদির ক্ষেত্রে অন্যান্য শাখার সহিত আলোচনার প্রয়োজনীয়তা রয়েছে সেই ধরণের পত্রের উপর সুনিদৃষ্ট নির্দেশসমূহ রেকর্ড করবেন। (FRJ)

উপ সচিব বা উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের গোচরে আনা- যদি কোন পত্র গুরুত্ত্বপূর্ণ বলিয়া মনে হয় তাহলে সেই সব পত্র উপসচিব বা উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের গোচরে আনতে হবে। (MRZN)

জনগুরুত্ত্বপূর্ণ পত্রাদি- যে সকল পত্রাদি অধিক জনগুরুত্ত্বপূর্ণ সেই সকল পত্রাদি সম্পর্কে তাতক্ষনিক উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষকে অবহিত করতে হবে। (RZN)

উপসচিবের বিবেচনায় পত্রাদি অথবা ইমেইল- উপসচিবের বিবেচনায় প্রাপ্ত পত্রাদি অথবা ইমেইল, ভয়েসমেইল, এসএমএস প্রভৃতি উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের গোচরে আনিবার প্রয়োজন মনে করলে অথবা সেই সম্পর্কে কোন নির্দেশ প্রদানের প্রয়োজন মনে করলে তিনি পত্রটি উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের গোচরে আনিবেন। (MLN)

উপসচিব বা উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের সিদ্ধান্ত- উপসচিব বা উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের নিকট পত্রাদি উপস্থাপন করা হলে তিনি যে ক্ষেত্রে যেরুপ প্রয়োজন মনে করবেন সেরুপ নির্দেশ প্রদান করবেন। তিনি নিজেই প্রাপ্ত পত্রটি সম্পর্কে ব্যাবস্থা নিবেন মনে করলে তিনি প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ নথি তাহার নিকট উপস্থাপন করতে বলিবেন। (PVN)

নিষ্পত্তির জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যাদির ঘাটতি- প্রাপ্ত পত্রাদি নিষ্পত্তির ক্ষেত্রে শাখা পযায়ে তথ্যের ঘাটতি থাকলে উপসচিব পযায়ে তা এমনভাবে উপস্থাপন করতে হবে যেন ঐ বিষয়ে আর কোন ঘাটতি না থাকে। (RIA)

সদ্যপ্রাপ্ত পত্রাদির সর্বোচ্চ গুরুত্ত্ব- সকল কর্মকর্তা সদ্যপ্রাপ্ত পত্রাদিকে সর্বোচ্চ গুরুত্ত্ব ও অগ্রাধিকার দিবেন এবং প্রাপ্ত পত্রাদির মধ্যে যেগুলো বরাত সূত্র ব্যতিরেকেই নিষ্পত্তি করতে পারেন সেগুলো রেখে অন্যগুলো অতিদ্রুত সংশ্লিষ্ট শাখায় প্রেরণ করবেন। (CTBN)

প্রশ্ন: ০৯- প্রাপ্ত পত্রাদি ডায়েরিভূক্তকরণ পদ্ধতি আলোচনা করুন।

বিবরণ সংবলিত কালানুক্রমিক সাধারণ নিবন্ধন বহি-  ডায়েরি হলো একটি শাখায় গৃহিত বিভিন্ন প্রকার পত্রাদির বিবরণ সংবলিত কালানুক্রমিক সাধারণ নিবন্ধন বহি।

ক্রোড়পত্র- ০১ এর নমুনা ফরম অনুযায়ী- ক্রোড়পত্র- ০১ এর নমুনা ফরম অনুযায়ী প্রতিটি পত্রের ক্রমিক সংখ্যা, তারিখ, বিষয়, প্রেরকের বিবরণ এবং যে নথিতে পত্রটি উপস্থাপন করা হয়েছে তাহার নম্বর প্রভৃতি লিপিবদ্ধ করতে হবে।

৩৪ নম্বর নির্দেশে বর্ণিত বিষয়গুলি- ৩৪ নম্বর নির্দেশে বর্ণিত বিষয়গুলি ব্যতিত অন্যান্য পত্র প্রশাসনিক কর্মকর্তা পরপর ডায়েরিভূক্ত করবেন।

নিবন্ধন বহির ১-৫ কলাম- এ পর্যায়ে তিনি নিবন্ধন বহির ১-৫ নম্বর কলাম পূরণ করবেন এবং প্রাপ্ত পত্রাদির ‍উপর ডায়েরি সংখ্যা লিপিবদ্ধ করবেন।

প্রশ্ন: ১০- যে সকল পত্রাদি ডায়েরিভূক্ত হবে না।

1. ভ্রমণসূচির অনুলিপিসমূহ।
2. ফ্যাক্স ও ইমেইল এর ডাক কপিসমূহ
3. রুটিন বাধা প্রাপ্তিস্বীকারসমূহ
4. শুধু তথ্যের জন্য সংবাদ পত্রের কাটিংসসমূহ
5. স্বাক্ষরবিহীন বেনামী পত্র
6. নৈমিত্তিক ছুটির দরখাস্ত
7. ক্ষতিপূরণ ছুটির দরখাস্ত
8. বিবিধ দ্রব্যাদির ফরমায়েশ পত্র

প্রশ্ন: ১১- প্রশাসনিক কর্মকর্তা পত্রাদি পাওয়ার পর  ০৪ টি শ্রেণীত ভাগ করবেন। JMRDLVI

1. অন্য অফিস হতে প্রাপ্ত পত্র। JMRDLVI
2. পূর্বেই বিদ্যমান নথি বিষয়ক প্রাপ্ত পত্রাদি। ALA
3. সাময়িকী অথবা রুটিন প্রকৃতির কাগজপত্র যেগুলোর জন্য কোন নথি খোলা হয় নি। NYN
4. প্রাপ্ত যেসকল কাগজপত্রের জন্য নতুন নথি খোলা হবে। LMN

প্রশ্ন: ১২- পত্রাদির প্রকারভেদ- SUKR

প্রশ্ন: ১৩- সকল প্রকার পত্রের বর্ণনা নিন্মে দেয়া হলো

১. সরকারি পত্র- যে পত্রে সরকারের মতামত অথবা আদেশাবলী জ্ঞাপন করা হইতেছে বলিয়া বুঝায় তাহা অবশ্যই সরকারের নির্দেশে লিখিত হইয়াছে বলিয়া স্পষ্টভাবে প্রকাশ করা হইবে। অর্থাত যে পত্র ব্যবহার করে সরকারি আদেশ বা বার্তা জ্ঞাপন করা হয় তাই সরকারি পত্র। সরকারি পত্র বিভিন্ন মন্ত্রণালয় বা বিভাগসমূহের মধ্যে পত্র বিনিময়ের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হবে না। নিন্মে সরকারি পত্রের নমুনা প্রদত্ত হলো-

২. আধা-সরকারি পত্র- কোন বিষয়ে প্রাপকের ব্যক্তিগত মনোযোগ আকর্ষণের প্রয়োজন হলে সরকারি কর্মকর্তা গনের মধ্যে যে পত্র বিনিময় করা হয় তাকে আধা সরকারি পত্র বলে। আধা সরকারি পত্র কর্মকর্তার স্বীয় প্যাডে লেখা যেতে পারে।-  

1. প্রথম পৃষ্ঠার উপরে ডান দিকে প্রেরক কর্মকর্তার নাম, পদনাম, ফোন, ফ্যাক্স, ইমেইল উল্লেখ পূর্বক এই পত্র প্রেরিত হবে।
2. প্রাপক কর্মকর্তার নাম উল্লেখপূর্বক এই পত্র লিখতে হবে।
3. প্রেরক এবং প্রাপক যদি একই পদমর্যাদার  হন অথবা  প্রাপক যদি প্রেরক অপেক্ষা কনিষ্ঠ হন সেক্ষেত্রে প্রিয় এবং প্রাপক যদি প্রেরক অপেক্ষা উচ্চতর পদমর্যাদার হন তাহা হইলে প্রিয় জনাব বা মহোদয় সম্ভাষণ ব্যবহার করতে হবে।
4. এই পত্র উত্তম পুরুষ ও এক বচনে লিখতে হবে। 
5. এই পত্রের শেষে “আন্তরিকভাবে আপনার” সৌজন্যে সূচক উক্তি ব্যবহার করতে হবে।

৩. অফিস স্মারক- সাধারণত অধস্তন অফিস হতে উর্ধ্বতন অফিসে পত্র লেখার ক্ষেত্রে যে পত্র ব্যবহৃত হয় তাই অফিস স্মারক। 

1. বিভিন্ন মন্ত্রণালয় বা বিভাগের মধ্যে পত্র বিনিময়ের ক্ষেত্রে ইহা ব্যবহৃত হয়।
2. দরখাস্ত অথবা নিয়োগের জন্য আবেদন পত্র ইত্যাদির উত্তর প্রদানেও অফিস স্মারক ব্যবহৃত হয়। অফিস স্মারকের নমুনা নিন্মে প্রদত্ত হলো-

৪. অনানুষ্ঠানিক নোট- মন্ত্রণালয় বা বিভাগসমূহ এবং সংযুক্ত দপ্তরের মধ্যে পরামর্শ ও মতামত গ্রহণ এবং অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের ক্ষেত্রে যে নোট ব্যবহৃত হয় তাই অনানুষ্ঠানিক নোট। 

1. এই নোট সংশ্লিষ্ট  নথিতে লিখিয়া প্রেরণ করতে হয়। 
2. যদি এই নোট স্বয়ংসম্পূর্ণ  হয় সেক্ষেত্রে নথি ছাড়াও প্রেরণ করা যেতে পারে। অনানুষ্ঠানিক পত্রের নমুনা নিন্মে প্রদত্ত হলো।

৫. পৃষ্ঠাঙ্কন বা অনুলিপি প্রেরণ- যখন কোন পত্রের অনুলিপি মূল প্রাপক ছাড়াও অন্যান্যদের নিকট ”অবগতি ও প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য অনুলিপি প্রেরিত হইলো” লিখিয়া প্রেরণ করতে হয় তখন তাকে পৃষ্ঠাঙ্কন বলে।

৬. প্রজ্ঞাপন- আইন-আদেশ, অধ্যাদেশ, বিধি-বিধান, প্রবিধান, গেজেটেড কর্মকর্তাদের নিয়োগ আদেশ, ছুটি, বদলী প্রভৃতি যখন গেজেটে প্রকাশ করা হয় তখন তাকে প্রজ্ঞাপন বলে।রাষ্ট্রের কোনো জনগুরুত্বপূর্ণ বা বিরোধপূর্ণ বিষয়ে করণীয় সম্পর্কে যে নীতিগত সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে সেটি কার্যকর করার প্রমাণপত্র হলো প্রজ্ঞাপন। এর শক্তপোক্ত আইনগত ভিত্তি রয়েছে। তবে প্রজ্ঞাপন হয়ে গেলেও পরবর্তীতে আইনগতভাবে তার পরিবর্তন, পরিবর্ধন করা যায়। তবে যা করার আদালত করবে। সেখানে সরকারও কোনো হস্তক্ষেপ করতে পারবে না। প্রজ্ঞাপনের নমুনা নিন্মে প্রদত্ত হলো।

৭. পরিপত্র/সার্কুলার- একাধিক অফিস/প্রতিষ্ঠান অথবা ব্যক্তির নামে পত্র জারি করার প্রয়োজন হলে তা যে আকারে জারি করা হয় তাকে পরিপত্র বলে। রাষ্ট্রের কোনো জনগুরুত্বপূর্ণ বা বিরোধপূর্ণ বিষয়ে করণীয় সম্পর্কে যে নীতিগত সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে তা জনগণকে অফিশিয়ালি জানানোর ঘোষণাপত্র হলো পরিপত্র বা অনেকে একে সার্কুলার বলে। তবে এর আইনগত কোন ভিত্তি নেই। নীতিগত সিদ্ধান্ত বদল হলে নতুন সার্কুলার দেওয়া যায়। আবার এই সিদ্ধান্ত নিয়েও মতবিরোধ দেখা দিলে সার্কুলার চেঞ্জ করে দেওয়া যায় । পরিপত্রের নমুনা নিন্মে প্রদত্ত হলো।

৮. বিজ্ঞপ্তি- কোন বিষয়ে আহ্বান, ঘোষণা অথবা তথ্য প্রদান অথবা বাধ্যবাধকতা অথবা আইনি প্রক্রিয়াকে কার্যকর করিবার লক্ষ্যে সকলকে জানানোর উদ্দেশ্যে যে পত্র জারি করা হয় তাকে বিজ্ঞপ্তি বলে।

৯. অফিস আদেশ- অফিসে অনুসরণীয় নির্দেশাবলী জ্ঞাপন, নন গেজেটেড কর্মচারীগনের নিয়োগ, পদোন্নতি, ছুটি ইত্যাদি বিজ্ঞপ্তি করিবার জন্য যে আদেশ প্রদান করা হয় তাকে অফিস আদেশ বলে। নিন্মে অফিস আদেশ এর নমুনা প্রদত্ত হলো।

১০. প্রেস নোট- সরকারের কোন সিদ্ধান্ত যখন প্রচার করার প্রয়োজন হয় তখন একজন ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্ত যে পত্র জারি করে তাকে প্রেস ইশতেহার বা প্রেস নোট বলে।

১১. প্রেস ইসতেহার- সরকারের কোন সিদ্ধান্ত যখন প্রচার করার প্রয়োজন হয় তখন একজন ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মকর্তা যে পত্র জারি করে তাকে প্রেস ইশতেহার বা প্রেস নোট বলে। (দুটির সংগা একই। সচিবালয় নির্দেশিকা-২০১৪ অনুযায়ী)

১২. সিদ্ধান্ত প্রস্তাব- সরকারী নীতিসংক্রান্ত গূরুত্বপূর্ণ বিষয়াদি সম্পর্কে সিদ্ধান্ত প্রকাশ, কমিটি গঠন, তদন্ত কমিশন নিয়োগ এবং এ সকল কমিটি বা কমিশনের গুরুত্বপূর্ণ প্রতিবেদন বাংলাদেশ সরকার যে গেজেটের মাধ্যমে প্রকাশ করে তাকে সিদ্ধান্ত প্রস্তাব বলে।

সকল পত্রের বর্ণনা নিন্মে দেয়া হলো

প্রশ্ন: ১৪- সরকারি রেকর্ড কয় প্রকার? প্রত্যেক প্রকার সম্পর্কে বর্ণনা দিন।(SBDN)

সংরক্ষণের উদ্দেশ্যে রেকর্ডসমূহকে ০৪ ভাগে ভাগ করা হয়। যথা-

1. ক- শ্রেণীর রেকর্ড
2. খ- শ্রেণীর রেকর্ড
3. গ- শ্রেণীর রেকর্ড
4. ঘ- শ্রেণীর রেকর্ড

ক- শ্রেণীর রেকর্ড- ক- শ্রেণীর রেকর্ড মূলত স্থায়ী রেকর্ড (SBDN)। স্থায়ী মূল্যে অত্যাবশকীয় নথি এ শ্রেণীর আওতাভূক্ত। অন্যকোন রেকর্ড দ্বারা এই শ্রেণীর রেকর্ড পূরণীয় নয়। অর্থাত এগুলো অপুরণীয় রেকর্ড (VBI) । এগুলো অতিশয় যত্নের সহিত সংরক্ষণ করতে হয়।উদাহরণস্বরুপ-

1. গুরুত্ত্বপূর্ণ বিষয়ের উপর আলোচনা ও আদেশ (RZN) সম্পর্কিত নথি।
2. বরাতসূত্র নির্দেশের ব্যাপারে প্রায় প্রয়োজন (BYB) হতে পারে এরুপ নথি।
3. যে সকল ব্যক্তিবর্গের ব্যাপারে স্থায়ী নথি সংরক্ষন করা প্রয়োজন এরুপ গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিবর্গের নথি ও রাষ্ট্রীয় দলিল দস্তাবেজ। (SKL)

খ- শ্রেণীর রেকর্ড- খ- শ্রেণীর রেকর্ড হলো অর্ধস্থায়ী রেকর্ড। এগুলো স্থায়ীভাবে রেকর্ড করার জন্য যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ নয় (ALDUN)। সাধারণত ১০ বছর বা তার বেশি (VBI) সময়ের জন্য এই জাতীয় রেকর্ড/নথি সংরক্ষিত হবে। উদাহরণস্বরুপ-

1. সরকারী কর্মচারীগণের সার্ভিস রেকর্ড। (RHL)
2. বিভিন্ন উন্নয়ন প্রকল্প এর নথি (RHL)
3. বাজেট সংক্রান্ত নথি/ রেকর্ড (RHVI)
4. সরকারের গুরুত্বপূর্ণ নির্বাহী আদেশ সংক্রান্ত নথি (RHVI)

গ- শ্রেণীর রেকর্ড- গ- শ্রেণীর রেকর্ড হলো সাধারণ মানের রেকর্ড (JLDN)। এ সকল নথিসমূহের উপযোগিত সীমিত। রেকর্ড হবার পর মাত্র কয়েক বছরের জন্য এগুলো প্রয়োজন হতে পারে। সাধারণত ০৩ থেকে ০৫ বছর (VBI) সময়ের জন্য এ সকল নথি/রেকর্ড সংরক্ষিত হবে। উদাহরণস্বরুপ-

1. ক্রয়-বিক্রয় সংক্রান্ত নথি (HFJ)
2. প্রশিক্ষন সংক্রান্ত নথি (HFJ)
3. কর্মকর্তা/কর্মচারীগণের বদলী সংক্রান্ত নথি (MYA)

ঘ- শ্রেণীর রেকর্ড- ঘ- শ্রেণীর রেকর্ড অনেকটা মামুলি টাইপের নথি (NZM) হলো সেই সকল রেকর্ড বা নথি যেগুলো ০১ বছর পর আর কোন প্রয়োজনীতা থাকিবেনা। । ০১ বছর (VBI) পর এসকল নথি বিনষ্ট করা হবে।

প্রশ্ন: ১৫- কার্য নিষ্পত্তির রীতি।

প্রশ্ন: ১৬- খসড়া প্রস্তুতকরণ প্রক্রিয়া বর্ণনা করুন।(Amr)

যে পত্র জারি করিবার জন্য উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের অনুমোদন লাভের অভিপ্রায়ে প্রস্তুত করা হয় তাকে খসড়া বলে। খসড়া প্রস্তুতকরণ প্রক্রিয়া নিন্মে আলোচনা করা হলো-

নোটের সহিত খসড়া পেশ- উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের নিকট নোটের সাথে খসড়া উপস্থাপন/পেশ করতে হবে। উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষ প্রয়োজন মনে করলে স্ব-হস্তে খসড়া সংশোধন করবেন এবং একই সাথে তিনি প্রয়োজন মনে করলে পরবর্তী উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের নিকট নথিটি পেশ করতে পারেন। খসড়াতে অবশ্যই অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের অনুস্বাক্ষর থাকতে হবে। (Amr)

সুস্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত- খসড়ার ভাষা সুস্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত হতে হবে এবং সকল তথ্য অন্তর্ভূক্ত থাকবে। বাহুল্য ও পুনরুক্তি পরিহার করতে হবে। (Nni)

প্রথম অনুচ্ছেদেই বিষয়বস্তু উপস্থাপন- খসড়ার প্রথম অনুচ্ছেদেই মূল বিষয়বস্তু উপস্থাপন করতে হবে। পৃথক অনুচ্ছেদের জন্য পৃথক ক্রমিক ব্যবহার করতে হবে। (Sms)

বেসরকারি সংস্থা বরাবর পত্র- বেসরকারি সংস্থা বরাবর পত্র লিখার ক্ষেত্রে পত্রের ভাষা অবশ্যই সহজ, মার্জিত ও সোহার্দপূর্ণ হতে হবে। (Lav)

সংখ্যা ও তারিখ উল্লেখ- যে পত্রের উত্তর দেয়া হইতেছে সবসময় সেই পত্রের সংখ্যা ও তারিখ অবশ্যই ‍উল্লেখ করতে হবে। কখনো যদি ধারাবাহিক পত্রের উল্লেখ করতে হয় সেক্ষেত্রে তা খসড়ার মার্জিনে করতে হবে। (Jas)

বরাতসূত্র উল্লেখ- খসড়ার মার্জিনে বরাতসূত্র উল্লেখ করতে হবে। যে নোটের ভিত্তিতে খসড়া রচিত হবে সেই নোটের বরাতসূত্র সর্বদাই সেই খসড়াতেই নির্দেশ করতে হবে। (Run)

মন্ত্রণালয় বা বিভাগের স্বার্থসংশ্লিষ্ট পত্রাদি- ভিন্ন কোন আদেশ দেয়া না থাকলে মন্ত্রণালয় বা বিভাগের স্বার্থসংশ্লিষ্ট পত্রাদি স্বাভাবিক নিয়মেই প্রেরিত হবে। (Kuk)

প্রতিষ্ঠান প্রধান বরাবর প্রেরণ- সাধারণত পত্রসমূহ প্রতিষ্ঠান প্রধান বরাবর প্রেরণ করতে হয় তবে জরুরি ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠান প্রধানের অধস্থন কর্মকর্তার নিকটও পত্র পাঠানো যাবে। সেক্ষেত্রে অবশ্যই প্রতিষ্ঠান প্রধান বরাবর একটি অনুলিপি পাঠাতে হবে। (Mun)

কি উদ্দেশ্যে তথ্যের প্রয়োজন- সরকারের গোপনীয় কোন পত্র লেখার সময় প্রয়োজনীয় তথ্যের জন্য তথ্যসংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাকে অনুরোধ করা হলে উক্ত কর্মকর্তাকে কি উদ্দেশ্যে তথ্যের প্রয়োজন তা প্রকাশ করা যাবে না। (MMi)

যথেষ্ট মার্জিন রাখা- খসড়া সংশোধন ও সংযোজনের জন্য খসড়ায় যথেষ্ট প্রশস্থ মার্জিন রাখতে হবে। (Mga)

নথির সংখ্যা উল্লেখ- সকল খসড়াতেই সংশ্লিষ্ট নথির সংখ্যা উল্লেখ করতে হবে। (SIF)

সংযুক্তির উল্লেখ- যে সকল সংযুক্তি পত্রের/খসড়ার সাথে সংযু্ক্ত থাকবে খসড়ায় তা সুস্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকবে। (Klu)

যে কর্মকর্তার স্বাক্ষরে পত্র প্রেরণ- যে কর্মকর্তার স্বাক্ষরে পত্র প্রেরণ করা হবে তার নাম, পরিচিতি নম্বর (যদি থাকে), পদনাম, টেলিফোন নাম্বার, ইমেইল, ফ্যাক্স নম্বর (যদি থাকে) অবশ্যই খসড়াতে উল্লেখ করতে হবে। (Lz)

"অনুমোদনের জন্য খসড়া" স্লিপ- খসড়া অনুমোদনের জন্য খসড়ার সাথে “অনুমোদনের জন্য খসড়া” নামে একটি স্লিপ সংযুক্ত করে দিতে হবে। যদি কোন নথিতে একের অধিক খসড়া সংযুক্ত করার প্রয়োজন হয় সেক্ষেত্রে খসড়া- ০১, খসড়া- ০২ এভাবে চিহ্নিত করে দিতে হবে। (Ctabn)

যথার্থ অগ্রাধিকার চিহ্ন- খসড়া পেশ করার সময় ধরণ অনুযায়ী “জরুরি” “অবিলম্বে” “অগ্রাধিকার” “সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার” ইত্যাদি সংবলিত স্লিপ খসড়ায় সংযুক্ত করতে হবে। (Ctavi)

প্রশ্ন: ১৭- অফিসিয়াল চিঠিপত্র/খসড়া (Draft) লেখার সাধারণ নির্দেশাবলী। (BBRLI)

1. পত্র/খসড়া সহজ, সরল এবং মার্জিত ভাষায় লিখতে হবে। (BBRL)
2. খসড়ার বানান, সাংকেতিক চিহ্ন সঠিকভাবে উল্লেখ করতে হবে।(BBRLBW)
3. খসড়ায় প্রেরকের উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে।(MMA)
4. খসড়ায় মূল বিষয়বস্তু ও কোন অংশ যাতে বাদ না পড়ে সে দিকে লক্ষ্য রাখতে হবে।(MMI)
5. খসড়া যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত হওয়া বাঞ্ছনীয়।(BROBN)
6. খসড়ায় বিনয়ের ভাব প্রকাশ করতে হবে।(MMLI)
7. অফিসের নাম, প্রাপক, প্রেরকের পদবী, স্মারক নম্বর, তারিখ, প্রয়োজনবোধে সূত্র স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে।(CTBN)
8. যে ধরনের পত্র বা খসড়া লিখতে হবে তার ফরমেট যথাযথভাবে অনুসরণ করতে হবে।(ALKDR)
9. নথির অনুমোদিত আদেশসমূহের সঠিক অভিপ্রায় খসড়াতে প্রকাশ পেতে হবে।(AJGR)
10. খসড়ার বাক্য সুস্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত হবে এবং লক্ষ্য রাখতে হবে যেন এতে কোনো দ্ব্যর্থকতা না থাকে।(SMCU)
11. খসড়ায় শব্দ বা বাক্যের বাহুল্য ও পুনরুক্তি পরিহার করতে হবে।(SMCUB) 

প্রশ্ন: ১৮- পরিদর্শন কি? পরিদর্শনীয় বিষয়সমূহ সম্পর্কে আলোচনা করুন। ()

পরিদর্শন- কোন অফিস বা শাখার শৃঙ্খলার মান, সম্পাদিত কাজের পরিমাণ ও আনুষঙ্গিক অন্যান্য বিষয়ের উপর উত্তমরুপে সতর্ক পরীক্ষা করাকে পরিদর্শন বলে।()

দুই মাসে একবার পরিদর্শন- প্রত্যেক শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসার প্রতি দুই মাসে একবার তাহার নিজ শাখা পরিদর্শন করবেন। উপসচিব প্রতি চার মাসে একবার এবং যুগ্ম সচিব পদমর্যাদার কর্মকর্তাগণ যুক্তিসঙ্গত সময়ে ও আকস্মিকভাবে তাহার অধস্তন শাখাগুলো পরিদর্শন করবেন।()

পরিদর্শীয় বিষয়সমূহ-

সুষম কর্মবন্টন হয়েছে কিনা- ব্যক্তির শারীরিক ও মানসিক প্রকৃতি অনুযায়ী কর্মবন্টন হয়েছে কিনা।()

সকল নির্দেশাবলী পালন হচ্ছে কিনা- প্রণীত কার্যবিধিমালা, সচিবালয় নির্দেশিকা, স্থায়ী আদেশাবলী, অফিস নির্দেশাবলী প্রভৃতি প্রযোজ্য ক্ষেত্রে সঠিকভাবে প্রতিপালন করা হচ্ছে কিনা।()

দায়িত্ব ও কর্তব্য সম্পর্কে অবহিত কিনা- সকল সরকারি কর্মচারী তাহার উপর অর্পিত নিজ দায়িত্ব ও কর্তব্য সম্পর্কে অবহিত কিনা।()

স্থগিত কাজের বাস্তব মিল আছে কিনা-  অনিষ্পন্নভাবে পড়িয়া থাকা পত্রাদির সহিত স্থগিত অবস্থায় পড়িয়া থাকা কাজের বিবরণীর মিল আছে কিনা।()

বিলম্ব অবস্থায় পড়ে আছে কিনা- যে সকল  নথি সম্পর্কে ব্যবস্থা গ্রহণ করা যেতে পারে সে সকল নথি অযথা ফেলে রাখা হয়েছে কিনা।()

ক্ষমতা অর্পন সংক্রান্ত স্থায়ী আদেশ- ক্ষমতা অর্পণ সংক্রান্ত স্থায়ী আদেশসমূহ বাস্তবে প্রতিপালিত হয় কিনা।

সচিবালয় নির্দেশিকা ও কার্য বিধিমালা প্রতিপালন- কার্য সম্পাদনের ক্ষেত্রে সচিবালয় নির্দেশিকা ও কার্যবিধিমালা প্রতিপালন করা হচ্ছে কিনা।()

গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তসমূহের নথি রক্ষণাবেক্ষন- গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তসমূহের নথি যথাযথ স্বাক্ষরপূর্বক সঠিকভাবে রক্ষণাবেক্ষন করা হয় কিনা।()

লেবেলসমূহের অপব্যবহার- “অবিলম্বে”, “অগ্রাধিকার” বা এ জাতীয় অন্যান্য লেবেলসমূহের অপব্যবহার করা হয় কিনা।()

আলাপ করুন- “আলাপ করুন” বিষয়াদির প্রতি কি দ্রুত মনোযোগ দেওয়া হয়? এরুপ বিষয়াদির সংখ্যা কি অত্যধিক।()

নথিসমূহের শ্রেণীবিন্যাস, রেকর্ডভূক্তি ও সূচিকরণ- নথিসমূহের শ্রেণীবিন্যাস, রেকর্ডভূক্তি ও সূচিকরণ পদ্ধতি সঠিকভাবে ও বুদ্ধিমত্তার সহিত করা হয় কিনা।()

অপ্রয়োজনীয় নথি বাছাই ও বিনষ্টকরণ- অপ্রয়োজনীয় নথিসমূহ নিয়মিত বাছাই ও বিনষ্টকরণ করা হয় কিনা।()

তাগিদপত্র প্রেরণ পদ্ধতি কার্যকর কিনা- তাগিদপত্র প্রেরণ করিবার পদ্ধতি কার্যকর কিনা। ইহা নিয়মিত অনুসরণ করা হয় কিনা।()

শাখা পরিদর্শন নিয়মিত হয় কিনা- শাখা পরিদর্শন নিয়মিত হয় কিনা।()

মাসিক সভা- নির্ধারিত মাসিক সভাসমূহ নিয়মিত অনুষ্ঠিত হয় কিনা।()

পূর্ববর্তী পরিদর্শন প্রতিবেদনের সুপারিশ- পূর্ববর্তী পরিদর্শন প্রতিবেদনে উল্লিখিত সুপারিশ যথাযথ বাস্তবায়ন করা হয় কিনা।()

স্টেশনারী দ্রব্যাদির অপচয়- টেলিফোন, ইমেইল, ফ্যাক্স, ফটোকপিয়ার, কম্পিউটার, প্রিন্টার, আসবাবপত্র ইত্যাদির অপব্যবহার হয় কিনা ও এসকল সামগ্রী যথাস্থানে আছে কিনা।()

নিবন্ধন বহির সাথে মজুতের পরিমান ঠিক আছে কিনা- কোন দ্রব্যের প্রকৃত মজুত ও নিবন্ধন বহিতে প্রদর্শিত মজুদ এর মধ্যে মিল আছে কিনা এবং মজুত বহি যথাযথভাবে সংরক্ষণ করা হয় কিনা।()

অনুপোযোগি দ্রব্যাদির অপ্রয়োজনীয় মজুদ- কাজের অনুপোযোগি দ্রব্যাদি অপ্রয়োজনীয়ভাবে মজুদ রাখা হয়েছে কিনা।()

যানবাহন উত্তমরুপে রক্ষণাবেক্ষণ- যানবাহন উত্তমরুপে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় কিনা।()

কাজের পরিবেশ- কাজের পরিবেশ সন্তোষজনক কিনা।()

সরঞ্জামাদি সঠিকভাবে সাজানো আছে কিনা- চেয়ার টেবিলসহ সকল আসবাবপত্র ও সরঞ্জামাদি সঠিকভাবে সাজানো আছে কিনা।()

অফিস প্রাঙ্গন- অফিস প্রাঙ্গন পরিষ্কার ও পরিপাটি কিনা।()

নির্ধারিত ফর্মসমূহ হাতের নাগালেই পাওয়া যায় কিনা- বিভিন্ন নির্দেশাবলী, ম্যানুয়্যাল বা অফিস অর্ডার বা নির্ধারিত ফর্মসমূহ হাতের নাগালেই পাওয়া যায় কিনা।()

গার্ড ফাইল সংরক্ষণ- গার্ড ফাইল সংরক্ষণ করা হয় কিনা।()

কর্মচারীদের প্রয়োজনীয় বস্তুসমূহ-  কর্মচারীদের প্রয়োজনীয় বস্তুসমূহের (যানবাহন, পানীয় জল, ক্যান্টিন ব্যবস্থা) ব্যবস্থা রয়েছে কিনা।()

কর্মচারীদের বেতন ভাতা- কর্মচারীদের বেতন ভাতাসহ অন্যান্য দাবী-দাওয়ার ব্যপারে দ্রুত মনোযোগ দেওয়া হয় কিনা।()

চাকড়ির রেকর্ড, ছুটির হিসাব- চাকড়ির রেকর্ড, ছুটির হিসাব প্রভৃতি যথাযথ সংরক্ষণ করা হয় কিনা।()

অফিসের নিরাপত্তা ব্যবস্থা- অফিসের নিরাপত্তা ব্যবস্থা সন্তোষজনক কিনা।()

নিরাপত্তামনা- কর্মচারীগণ কি যথেষ্ট নিরাপত্তামনা।()

কাজে পরিপূর্ণ মনোযোগ- অফিস চলাকালীন কর্মচারীগণ কাজে পরিপূর্ণ মনোযোগ দেয় কিনা।()

নগদ অর্থের লেনদেন ব্যবস্থা- নগদ অর্থের তত্বাবধায়ন ও লেনদেন ব্যবস্থা সন্তোষজনক কিনা।()

হিসাব নিয়মিত নিরীক্ষা- হিসাব নিয়মিত নিরীক্ষা করা হয় কিনা।()

ভাউচারসমূহ ও বেতনবহি নিরাপদ স্থানে রাখা হয় কিনা।()

পত্রাদি প্রাপ্তি ও বিলিকরণ পদ্ধতি- পত্রাদি প্রাপ্তি ও বিলিকরণ পদ্ধতি সন্তোষজনক কিনা এবং পত্র প্রেরণে অহেতুক বিলম্ব ঘটে কিনা।()

ডাক টিকিটের নিবন্ধন বহি যথাযথ সংরক্ষন ও পরীক্ষা- ডাকটিকিটের নিবন্ধন বহি যথাযথ সংরক্ষন ও পরীক্ষা করা হয় কিনা।()

হাজিরা বহি নিয়মিত পরীক্ষা- হাজিরা বহি নিয়মিত পরীক্ষা করা হয় কিনা।()

অফিসের পয়:নিস্কাশন ব্যবস্থা- নিজের মত করে বর্ণনা দিতে হবে।()

নারী সহকর্মীদের জন্য আলাদা ব্যবস্থা- নিজের মত করে বর্ণনা দিতে হবে।()

প্রশ্ন: ১৯- নতুন নথি খোলার পদ্ধতি বর্ণনা করুন ()

সরকারি দপ্তরে কার্যদক্ষতা ও সুশাসন নিশ্চিত করতে নতুন নথি খোলার সুনির্দিষ্ট পদ্ধতি অনুসরণ করা হয়:

১. প্রয়োজনীয়তা ও অনুমতি: * ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশে বা নতুন কোনো দাপ্তরিক বিষয়/পত্র উপস্থাপনের জন্য নতুন নথি খোলা হয়।

২. নথি সংখ্যা ও নিবন্ধন: * প্রশাসনিক কর্মকর্তা সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার পরামর্শে নথিতে একটি নথি সংখ্যা প্রদান করেন। * এই নথি সংখ্যাটি "চলতি নথির বিস্তারিত সূচিপত্রের নিবন্ধন বহি" তে নিবন্ধন করা হয়।

৩. নথি পরিচিতি ও পৃষ্ঠাঙ্কন: * নতুন খোলা নথিতে সিলমোহর মেরে নথি সংখ্যা ও ক্রমিক সংখ্যা লিখা হয়। * প্রাপ্ত পত্রের প্রতিটি পৃষ্ঠায় (নিচ থেকে উপরে) পৃষ্ঠা নম্বর লিখে একটি ফাইল কাভারের মধ্যে রেখে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নিকট উপস্থাপন করা হয়।

৪. নথির শিরোনাম ও ইঙ্গিত শব্দ: * নথির বিষয়বস্তুর সাথে সামঞ্জস্য রেখে একটি সুস্পষ্ট শিরোনাম দেওয়া হয়। * শিরোনাম থেকে একটি ইঙ্গিত শব্দ (Keyword) নির্বাচন করা হয়, যা শাখার কাজের গুরুত্বের উপর নির্ভর করে। * ইঙ্গিত শব্দগুলো বর্ণনাক্রমিকভাবে গ্রুপভিত্তিক সাজানো হয় (যেমন: অ-১, অ-২; আ-১, আ-২)।

৫. শাখা ও বর্ষ চিহ্নিতকরণ: * নথি নম্বরের সাথে সংশ্লিষ্ট শাখার বর্ণ/বর্ণসমষ্টি এবং নথি খোলার বছরটি যুক্ত করা হয়। * নতুন বছরের শুরুতে অসম্পন্ন নথিসমূহে নতুন সংখ্যা প্রদান করতে হয়।

৬. ডিজিটাল পদ্ধতি: * ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে (ই-নথি) নথি খোলা ও নম্বর প্রদান করা হয়, যেখানে মন্ত্রণালয়/বিভাগ/শাখার জন্য ইঙ্গিত সংখ্যা ব্যবহার করে ডিজিটাল নথি নম্বর তৈরি করা হয় এবং একটি সূচিও তৈরি করা হয়।

এই পদ্ধতিটি সরকারি দপ্তরে নথি ব্যবস্থাপনার শৃঙ্খলা ও কার্যকারিতা নিশ্চিত করে।

প্রশ্ন: ২০- বরাতসূত্র নির্দশ (ABL)

পূর্বের উল্লিক্ষিত ডকুমেন্টসসমূহ- সদ্য:প্রাপ্ত পত্রাদি ও নোটসমূহে পূর্বের যে সব ডকুমেন্টস এর উল্লেখ রয়েছে সেগুলো ব্যাতিরেকে উক্ত সদ্য:প্রাপ্ত পত্র উপস্থাপন করা যাবে না।(ABL)

বরাতসূত্রের কাজ করে- যেসব ডকুমেন্টস সদ্য:প্রাপ্ত পত্রাদি অথবা নোটসমূহের জন্য বরাতসূত্রের কাজ করে সেইগুলিতে পেন্সিল অথবা ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে পৃষ্ঠা নং লিখতে হবে এবং প্রয়োজনীয় স্থানে সংখ্যা চিহ্ন যুক্ত পতাকা লাগাইতে হবে। (KHD)

বিবেচ্য কাগজপত্র অথবা নোটের মার্জিন- বিবেচ্য কাগজপত্র অথবা নোটের মার্জিনে পেন্সিল দ্বারা অথবা ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে নিখুত ও স্পষ্টভাবে বরাতসূত্র লিখতে হবে। (ALY)

একই বিষয় বোঝানোর জন্য- একই বিষয় বোঝানোর জন্য নথিতে একাধিক পতাকা ব্যবহার করা যাবে না। (KM)

প্রতিবেদন, সাময়িকী বা জাতীয় দলিলপত্র- যদি কোন প্রতিবেদন, সাময়িকী বা জাতীয় দলিলপত্র বরাতসূত্র হিসেবে উপস্থাপনের প্রয়োজন হয় সেক্ষেত্রে সেগুলোর নাম সুস্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে। (JM)

বরাতসমূহ অস্থায়ীভাবে কাজ করিবে- পতাকা ও পৃষ্ঠাসমূহের বরাতসূত্র অস্থায়ীভাবে কাজ করিবে। ইহা কখনো মুদ্রিত হবে না। এসকল ডকুমেন্টস অফিসের বাইরে প্রেরণের সময় বরাতসূত্র মুছিয়া ফেলিতে হবে। (SM)

প্রাসঙ্গিক পুস্তকাদি উপস্থাপন করা যাবে না- কর্মকর্তাগণের নিকট রক্ষিত প্রাসঙ্গিক পুস্তকাদি নথির সহিত উপস্থাপন করা যাবে না কিন্তু যেগুলোর প্রতি মনোযোগ আকর্ষণ করা প্রয়োজন সেগুলোর ফটোকপি অথবা ইলেক্ট্রনিক কপি নথিতে সংযুক্ত করে দিতে হবে। কর্মকর্তাগণের নিকট প্রাসঙ্গিক পুস্তকাদি পাওয়া না গেলে তা সচিবালয় গ্রন্থাগার অথবা অন্য যেকোন স্থান হতে সংগ্রহ করতে হবে। (MU)

সংযুক্তি পরিহার- ব্যবস্থাদি গ্রহণ করা হচ্ছে এরুপ নথিসমূহে যথাসম্ভব সংযুক্তি পরিহার করতে হবে। নথিসমূহ পরস্পর সম্পর্কযুক্ত এরুপ অবস্থায় নথিতে সংযুক্তি উল্লেখ করতে হবে। (HB)

চলতি নথি সম্পর্কে- চলতি নথি সম্পর্কে কোন বরাতসূত্র উপস্থাপনের প্রয়োজন হলে এবং বিষয়টি দীর্ঘ হলে উহার প্রাসঙ্গিক অংশটুকুই বরাতসূত্র  হিসেবে উল্লেখ করতে হবে। (MO)

হাইপারলিংক ব্যবহার- বরাতসূত্র ও সংযুক্তির ক্ষেত্রে হাইপারলিংক ব্যবহার করা যাবে। (MO)

প্রশ্ন: ২১- পত্র প্রেরণ সংক্রান্ত সাধারণ নির্দেশাবলী বর্ণনা করুন।

তারিখ প্রদান-  অফিস কপিসহ অন্যান্য কপিতে তারিখ প্রদান করতে হবে।

রাবার স্ট্যাম্প ও অনুস্বাক্ষর প্রদান-  অফিস কপিসহ অন্যান্য কপিতে তারিখ প্রদানের পর তাতে রাবার স্ট্যাম্প লাগিয়ে অনুস্বাক্ষর দিতে হবে।

পৃথকভাবে সংলগ্নী প্রেরণ- অনেকসময় পৃথকভাবে সংলগ্নী প্রেরণের প্রয়োজন হতে পারে। সেক্ষেত্রে যে যোগাযোগ পত্রের মাধ্যমে সংলগ্নী প্রেরণ করা হবে তাতে নোট লিপিবদ্ধ করতে হবে এবং সংলগ্নীর সহিত সংশ্লিষ্ট পত্রের নম্বর ও তারিখ প্রদান করতে হবে।

প্রাপ্তি দিবসে প্রেরণ করা সম্ভব হয় নি- জরুরি কাগজপত্র যেগুলি প্রাপ্তি দিবসে প্রেরণ করা সম্ভব হয় নি।

প্রাপ্তির পরবর্তী দিবসেও প্রেরণ করা সম্ভব হয় নি- যে সব ডকুমেন্টস প্রাপ্তির পরবর্তী দিবসেও প্রেরণ করা সম্ভব হয় নি।

ইমেইল, ফ্যাক্স দ্রুত পেরণ- সকল ইমেইল, ফ্যাক্স অতিদ্রুত প্রেরণ করবেন।

ডাক গ্রহণের সময় পেরিয়ে যাবার আগেই- ডাক গ্রহণের সময় পেরিয়ে যাবার আগেই রেজিস্ট্রি ও বীমাকৃত চিঠিগুলো ডাকঘরে প্রেরণ করতে হবে।

রশিদ সতর্কতার সহিত পরীক্ষা- সকল ইমেইল, ফ্যাক্স, বীমাকৃত ডাক প্রভৃতির রশিদ সতর্কতার সহিত পরীক্ষা করতে হবে।

বরাতসূত্র হিসেবে ব্যবহার- বরাতসূত্র হিসেবে ব্যবহার এর জন্য এগুলোকে (রশিদ) নথিভূক্ত করতে হবে।

জরুরি পত্রাদি অতিদ্রুত প্রেরণ- জরুরি পত্রাদি অতিদ্রুত প্রেরণ করতে হবে।

পিয়নবই- পিয়ন বহিতে ডাক প্রেরণের সময়কাল লিখিয়া রাখিতে হবে। প্রাপকেও অনুরুপভাবে  ডাক প্রাপ্তির সময় লিখিয়া রাখিতে হবে।

অফিস সময় পরে- অফিস সময় পরে শুধু জরুরি পত্রাদি প্রেরণ করিবেন।

বাসাগৃহে পত্রাদি- কোনো কর্মকর্তার বাসাগৃহে পত্রাদি প্রেরণ করা যাবে না। যদি না এমন হয় যে,

• পরবর্তী কাযদিবস পর্যন্ত অপেক্ষা করা যাবে না।
• অবিলম্বে,  অগ্রাধিকার, জরুরি পত্র।
• নামসহ কর্মকর্তার ঠিকানায় প্রেরিত পত্র।

ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতেও পত্রাদি প্রেরণ- জরুরি পত্রের ক্ষেত্রে ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতেও পত্রাদি প্রেরণের ব্যবস্থা নিতে হবে। এক্ষেত্রে প্রাপকের মোবাইল ফোন বা অন্যকোন ডিভাইসে দৃষ্টি আকর্ষনের ব্যবস্থা নিতে হবে।

প্রশ্ন: ২২- নথি রেকর্ড ও সূচিকরণ পদ্ধতি বর্ণনা করুন।

একটি নথির বিষয়ে প্রয়োজনীয় কার্যব্যবস্থা সম্পন্নের পর শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা সংশ্লিষ্ট নথিটি যেকোন একটি রেকর্ডে অন্তর্ভূক্ত করবেন। পরবর্তীতে নথিটির বিষয়ে নিন্মোক্ত অনুচ্ছেদ অনুসারে ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য প্রশাসনিক কর্মকর্তার নিকট প্রেরণ করবেন।

ক- শ্রেণীতে রেকর্ড করার ক্ষেত্রে নিন্মলিখিত পদ্ধতি অনুসরণ করবেন।

• নথিতে যত পত্র আছে তার তালিকা কাভারের প্রথম পৃষ্ঠায় লিপিবদ্ধ করবেন।
• পত্রগুলি কালানুক্রমিক সাজাতে হবে।
• পত্রের নিচে নোটসমূহ রাখতে হবে।

খ- শ্রেণীতে রেকর্ড করার ক্ষেত্রে নিন্মলিখিত পদ্ধতি অনুসরণ করবেন।

• পত্রাংশের কালানুক্রমিক পৃষ্ঠা সংখ্যা মিলাইয়া দেখতে হবে।
• পত্রাংশের নিচে নোটাংশ স্থাপন করতে হবে।
• অন্যান্য সহায়ক তথ্য পরিশিষ্টে যুক্ত হবে।
• বরাতসূত্র সংবলিত নথি কভারসমূহের উপরও লিখতে হবে।

প্রশাসনিক কর্মকর্তার কাজ

প্রদত্ত শ্রেণী- শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা কর্তৃক প্রদত্ত শ্রেণী নথি নিবন্ধন বহির কলামে লিখবেন।

সকল পৃষ্ঠা সম্পূর্ণ- সকল পৃষ্ঠা সম্পূর্ণ কিনা তা পরীক্ষা করবেন।

ভালো কাভার- নষ্ট কাভারের স্থলে ভালো কাভার লাগাইয়া দিবেন।

সম্পর্কযুক্ত নথির নম্বর ও বরাতসূত্র সম্বলিত নথি নম্বর- সম্পর্কযুক্ত নথির নম্বর ও বরাতসূত্র সম্বলিত নথি নম্বর লিখিয়া রাখিবেন।

নথি বিনষ্টের সময় হয়েছে- যে সব নথি বিনষ্টের সময় হয়েছে সেগুলো বিনষ্টযোগ্য নথিসমূহের নিবন্ধন বহির সংশ্লিষ্ট পৃষ্ঠায় লিপিবদ্ধ করিবেন। এই নিবন্ধন বহিতে প্রতি বছরের জন্য একটি করে পৃষ্ঠা নিদৃষ্ট থাকবে।  যেখানে সকল বিনষ্ট নথির সংখ্যা ক্রমিক আকারে থাকবে।

ক ও খ শ্রেণীর নথির ক্ষেত্রে

ক্রোড়পত্র- ১৩ এর নমুনা অনুযায়ী- ক্রোড়পত্র- ১৩ এর নমুনা ফরম অনুযায়ী ক ও খ শ্রেণীর নথির উপর আঠা দিয়ে লাগানোর জন্য নথিভূক্ত পত্রাদির তালিকা প্রস্তুত করবেন।

প্রত্যেক মূলশব্দের জন্য আলাদা আলাদা স্লিপ- নথির বিষয়, শিরোনামসূচক সূচীপত্র ও স্লিপসমূহ প্রস্তুত করবেন। বিষয় শিরোনামে প্রত্যেক মূলশব্দের জন্য আলাদা আলাদা স্লিপ বানাতে হবে। পরবর্তীতে তা পত্র প্রাপ্তি ও জারি শাখায় প্রেরণ করবেন।

ক্রোড়পত্র- ১৫ অনুযায়ী নথি নিষ্পত্তি ফরমে এই মর্মে প্রত্যয়ন- ক্রোড়পত্র- ১৫ অনুযায়ী নথি নিষ্পত্তি ফরমে এই মর্মে প্রত্যয়ন করতে হবে যে, পত্রটি নিষ্পত্তির ক্ষেত্রে সকল প্রয়োজনীয় আদেশ প্রদান করা হয়েছে এবং নথিপত্র সংরক্ষণাগারের কাগজপত্র নথিপত্র সংরক্ষণাগারে ফেরত পাঠানো হয়েছে।

প্রয়োজন অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট সিলমোহর- নথিতে প্রয়োজন অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট সিলমোহর লাগাইবেন।

প্রশ্ন: ২৩- রেকর্ডসমূহ সংরক্ষন পদ্ধতি বর্ণনা করুন।

ডাটা সেন্টারে সংরক্ষিত থাকিবে- সকল ইলেক্ট্রনিক রেকর্ড ডাটা সেন্টারে সংরক্ষিত থাকিবে এবং ডাটা সেন্টারের পর্যাপ্ত নিরাপত্তা ব্যবস্থা থাকবে যেন দূর্যোগকালীন সময়েও ডাটা পূনরুদ্ধার করা যায়।

সচিবালয় নথি সংরক্ষনাগার- ক- শ্রেণীর নথিকে স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করতে হবে এবং এ নথি ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে সংরক্ষণের জন্য ”সচিবালয় নথি সংরক্ষনাগার” এ প্রেরণ করতে হবে।

নির্ধারিত সময় পযন্ত সংরক্ষণ- খ- শ্রেণীর নথিও সংরক্ষনের জন্য ”সচিবালয় নথি সংরক্ষনাগার” এ প্রেরণ করতে হবে। খ- শ্রেণীর নথি ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে নির্ধারিত সময় পর্যন্ত সংরক্ষণ করতে হবে।

নথি ইস্যু- নথি সংরক্ষণাগার হতে প্রশাসনিক কর্মকর্তা বা সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার স্বাক্ষরে ও যথাযথ ফরমায়েশ এর ভিত্তিতে নথি ইস্যু করা যাবে। এ সকল ফরমায়েশ ইস্যুকৃত নথির স্থলে স্থাপন করতে হবে।

নথির বার্ষিক সূচি- প্রতিটি মন্ত্রণালয় বা বিভাগ এর প্রাপ্তি ও জারি শাখা ”নথির বার্ষিক সূচি” সম্পাদনের জন্য দায়ী থাকবে। নথির বার্ষিক সূচী ও সমগ্র মন্ত্রণালয় বা বিভাগের একীভূত সূচী ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে সম্পাদন করতে হবে।

প্রশ্ন: ২৪-সচিবালয় সংগঠন, কর্মবন্টন ও কর্মপরিকল্পনা সম্পর্কে আলোচনা 

সচিবালয় সংগঠন-

সরকারি কর্মবন্টন- রাষ্ট্রপতি কর্তৃক অনুমোদিত কার্যবিধিমালা অনুসারে সচিবালয়ের সরকারি কর্মবন্টন সম্পন্ন করতে হবে। প্রতিটি মন্ত্রণালয় বা বিভাগ তার নিজ নিজ পরিসীমার মধ্যে আরোপিত নীতি ও উক্ত নীতি বাস্তবায়ন এবং সমীক্ষণের জন্য দায়ী থাকবেন।

অনুবিভাগ, অধিশাখা ও শাখায় বিভক্ত- যে কোন মন্ত্রণালয় বা বিভাগের উপর অর্পিত দায়িত্ব সূষ্ঠভাবে পালন করার জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগকে অনুবিভাগ, অধিশাখা ও শাখায় বিভক্ত করা হয়েছে।

প্রশাসনিক প্রধান- মন্ত্রণালয় বা বিভাগের প্রশাসনিক প্রধান হবেন সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগের সচিব। অত্র মন্ত্রণালয়ের উপর অর্পিত সকল কাজের জন্য তিনি দায়ী থাকবেন এবং তিনি মন্ত্রণালয়ের শৃংখলা রক্ষার পাশাপাশি প্রশাসনিক কার্যাবলিও সুচারুরুপে সম্পন্ন করবেন।

কার্যবিধিমালা সতর্কতার সহিত পালন- তিনি তার মন্ত্রণালয়, বিভাগ, সংযুক্ত দপ্তর, পরিদপ্তর, স্বায়ত্তশাষিত সংস্থা, অধস্তন অফিসসমূহ  কার্যবিধিমালা সতর্কতার সহিত পালন এর জন্য দায়ী থাকবেন।

মন্ত্রীকে অবহিত করবেন- সচিব মন্ত্রণালয়ের কার্যসম্পাদন সম্পর্কে দায়িত্বপ্রাপ্ত মন্ত্রীকে অবহিত করবেন।

বিধিমালা অনুযায়ী বরাদ্দকৃত তহবিল হতে ব্যায়- তিনি মন্ত্রণালয়/ বিভাগ, সংযুক্ত দপ্তর ও অধস্তন অফিসসমূহের প্রধান হিসাব দানকারী অফিসার হিসেবে বিবেচিত হবেন এবং মন্ত্রণালয়/ বিভাগ, সংযুক্ত দপ্তর ও অধস্তন অফিসসমূহে যাতে বলবত বিধিমালা অনুযায়ী বরাদ্দকৃত তহবিল হতে ব্যায় হয় সে ব্যাপারে তিনি নিশ্চিত ও সতর্ক থাকবেন।

কর্মবন্টন-

কার্যবিধিমালা/১৯৯৬ মোতাবেক ক্ষমতার্পনের বিষয়- মাননীয় সচিব তার অধীন কর্মকর্তাগণের মধ্যে কার্যবিধিমালা/১৯৯৬ মোতাবেক ক্ষমতার্পনের বিষয় নির্ধারণ করবেন এবং ন্যাস্ত ক্ষমতাবলী সম্পর্কে সুস্পষ্ট স্থায়ী আদেশ জারি করবেন।

পরবর্তী উর্দ্ধতন কর্মকর্তা- বিষয়সমূহের উপস্থাপন সমপযায়ের কর্মকর্তার মাধ্যমে না হয়ে পরবর্তী উর্দ্ধতন কর্মকর্তার মাধ্যমে হবে।

তিনটি ধাপের মধ্য দিয়ে অতিক্রম- সচীব ব্যতিত অনধিক তিনটি ধাপের মধ্য দিয়ে বিষয়সমূহ অতিক্রম করবে।

সুনিদৃষ্ট কার্যপরিধির দায়িত্ব- মন্ত্রণালয় বা বিভাগের দায়িত্বপ্রাপ্ত না হলে একজন অতিরিক্ত সচিব বা যুগ্মসচিব সুনিদৃষ্ট কার্যপরিধির দায়িত্ব পালন করবেন। তার কার্যপরিধির মধ্যে তিনি পূর্ণ দায়িত্ব পালন করবেন। প্রয়োজনে নির্দেশনার জন্য মন্ত্রীর নিকট সরাসরি নথি উপস্থাপন করবেন। যা পরবর্তীতে সচিবের মাধ্যমে তার নিকট ফিরে আসেবে।

উপসচিব নিজেই নিষ্পত্তি করবেন- যেসব বিষয়ের সাথে গূরুত্বপূর্ণ নীতি বিষয়ক প্রশ্ন জড়িত নয় অথবা স্থায়ী আদেশবলে উপসচিব নিজেই ক্ষমতাপ্রাপ্ত এমন সব বিষয় তিনি নিজেই নিষ্পত্তি করবেন।

শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা নিজেই নিষ্পত্তি করবেন- সুস্পষ্ট নজির রয়েছে অথবা পূর্ব দৃষ্টান্তের কোন বিচ্যুতি ঘটবে না এবং স্থায়ী আদেশ দ্বারা ক্ষমতাপ্রাপ্ত এমন সকল বিষয় সম্পর্কে  শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা নিজেই সিদ্ধান্ত নিবেন ও বিষয়টি নিষ্পত্তি করবেন। শংসয় দেখা দিলে উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশ চাইতে পারেন।

প্রশাসনিক কর্মকর্তা যে সকল বিষয়ের জন্য দায়ী থাকবেন।

বিবেচ্য বিষয় সম্পর্কে পূর্বতন কাগজ- বিবেচ্য বিষয় সম্পর্কে পূর্বতন কাগজ, নজির, বিধিমালা, নিয়ম কানুন উপস্থাপন।

নথি খোলা ও গতিবিধি রেকর্ড- নথি খোলা ও গতিবিধি রেকর্ড সংরক্ষণ।

রেকর্ডকরণ, সূচিকরণ ও বাছাইকরণ-

নথিতে নিরাপত্তা লেবেল সংয়োজন- 

অফিসের কাজের গোপনীয়তা ও নিরাপত্তার ব্যবস্থা করা- 

বিবেচ্য বিষয়ের উপর নোট প্রদান- বিবেচ্য বিষয়ের উপর সংক্ষিপ্ত নোট প্রদান করে শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার নিকট উপস্থাপন করা।

ব্যক্তিগত কর্মকর্তা নিন্মলিখিত কার্যাবলি সম্পন্ন করবেন।

নির্দেশিত কলে টেলিফোন সংয়োগ দেওয়া- নির্দেশিত কলে টেলিফোন সংয়োগ দেওয়া

নথি গ্রহণ, ডায়েরিভূক্তকরণ, গতিবিধি লিপিবদ্ধকরণ ও সংশ্লিষ্ট শাখায় প্রেরণ- নথি গ্রহণ, ডায়েরিভূক্তকরণ, গতিবিধি লিপিবদ্ধকরণ ও সংশ্লিষ্ট শাখায় প্রেরণ।

কম্পিউটার, ফ্যাক্স ও ফটোকপি মেশিন চালনা করা- সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার অনুমতি স্বাপেক্ষে ও প্রয়োজনীয় কার্যাদি সম্পাদন এর নিমিত্ত কম্পিউটার, ফ্যাক্স ও ফটোকপি মেশিন চালনা করা।

দৈনন্দিন কাজের তালিকা প্রণয়ন ও উপস্থাপন- সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার দৈনন্দিন কাজের তালিকা প্রণয়ন ও সময়মত উপস্থাপন করা।

প্রটোকল কার্যসম্পাদন- সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার বিভিন্ন প্রটোকল সম্পাদনা।

দেশি-বিদেশি কর্মকর্তাদের আপ্যায়নের ব্যবস্থা করা- সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার দপ্তরে বা সভায় আগত দেশি-বিদেশি অথিতিদের জন্য আপ্যায়নের ব্যবস্থা করা।

কম্পিউটার কম্পোজ এর কাজ করা- সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার নির্দেশে কম্পিউটার কম্পোজ এর কাজ করা।

অফিসের কাজের গোপণীয়তা রক্ষা- অফিসের কাজের গোপণীয়তা রক্ষা করা।

অফিস কর্মপরিকল্পনা-

নিজ নিজ কর্মপরিকল্পনা- প্রতিটি মন্ত্রণালয়/বিভাগ, দপ্তর/পরিদপ্তর এবং সংস্থাসমূহ নিজ নিজ কর্মপরিকল্পনা প্রণয়ন করবেন। কর্মপরিকল্পনা নিন্মরুপ হবে।

1. ০৩-০৬ মাসের মধ্যে সীমাপ্য।
2. স্বল্পমেয়াদী কর্মপরিকল্পনা বাস্তবায়ন যা ০৬ মাস থেকে ০১ বছরের মধ্যে সীমাপ্য।
3. মধ্যমেয়াদী কর্মপরিকল্পনা বাস্তবায়ন যা ০৩ বছরের মধ্যে সীমাপ্য।
4. দীর্ঘমেয়াদী কর্মপরিকল্পনা বাস্তবায়ন যা ০৫ বছরের মধ্যে সীমাপ্য।

প্রশ্ন: ২৫- নথি উপস্থাপন করার পদ্ধতি।

সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীর নিকট উপস্থাপন- প্রেরিত কোন নথিতে যথাযথ কর্তৃপক্ষ কর্তৃক লিখিত নির্দেশের মাধ্যমে অন্য কোন ব্যবস্থা গ্রহণের কথা বলা না থাকলে  তা সরাসরি সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীর নিকট উপস্থাপন করতে হবে।  কম্পিউটারে প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত কর্মকর্তা ও কর্মচারীগণ সংশ্লিষ্ট শাখার কম্পিউটারে তাহাদের নিজ নিজ নামে নথি নথি খুলিয়া নোটশীট ও চিঠিপত্র টাইপ করিবেন।

ইলেকট্রনিক পদ্ধতিতে নথি প্রেরণ- পরবর্তী কর্মকর্তা উক্ত নোটের ভিত্তিতে ঐ নথির বিষয়ে কার্যক্রম গ্রহণ করবেন।

সড়ার পরিচ্ছন্ন পত্র প্রস্তুত- যে কর্মকর্তার স্বাক্ষরে পত্র প্রেরিত হবে তার ব্যক্তিগত কর্মকর্তা বা  সাঁটমুদ্রাক্ষরিক কাম কম্পিউটার অপারেটর  অনুমোদিত খসড়ার পরিচ্ছন্ন পত্র প্রস্তুত করবেন। যে সব বিষয় খেয়াল রাখবেন তা হলো-

1. অনুমোদিত খসড়ার পরিচ্ছন্ন পত্র তৈরি করতে হবে।
2. পত্র প্রেরণ কারীর নাম, পরিচিতি নম্বর (যদি থাকে), পদ নাম এবং টেলিফোন নম্বর যথাযথ স্থানে উল্লেখ করতে হবে।
3. পরিছন্নপত্রের সর্বনিম্নে বাম কনে সাঁটমুদ্রাক্ষরিক কাম কম্পিউটার অপারেটর তারিখসহ তাহার অনুস্বাক্ষর টাইপ করিবেন।
4. পরিচ্ছন্ন পত্রে কোনোভাবেই ফ্লইড ব্যবহার করা যাবে না।
5. পরিচ্ছন্ন পত্রটি অবশ্যই পরিষ্কার, দাগ মুক্ত নিখুঁত ও স্পষ্ট হতে হবে।
6. যখন সাইফার (Cypher) ব্যবহার করে বার্তা প্রেরণ করা হবে তখন বার্তা স্পষ্ট অক্ষরে দ্বিগুণ পরিসরে টাইপ করতে হবে। ইংরেজিতে বার্তা প্রেরণ করার সময় ক্যাপিটাল লেটার এর টাইপ করতে হবে।
7. ফ্যাক্সের মাধ্যমে বার্তা প্রাপ্তির সঙ্গে সঙ্গে তা ফটোকপি করে সংরক্ষণ করতে হবে কারণ ফ্যাক্সের মাধ্যমে প্রাপ্ত বার্তা অল্প সময়ের মধ্যেই অস্পষ্ট হয়ে যায়।

উভয় পৃষ্ঠািরই কপি করিতে হবে- যদি কখনো কোন ডকুমেন্টস এর প্রতিলিপির প্রয়োজন হয় সেক্ষেত্রে মূল কপির ফটোকপি করার সময় উভয় পৃষ্ঠািরই কপি করিতে হবে।

সরকারি মুদ্রণালয় হতে মুদ্রণ- কোন পত্রের শতাধিক প্রতিলিপির প্রয়োজন হলে তা সরকারি মুদ্রণালয় হতে মুদ্রণ করতে হবে। নির্দিষ্ট ফর্মে সংশ্লিষ্ট শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা উক্ত বিষয়টির ফরমায়েশ মুদ্রণালয় পাঠাবেন।

পত্র তৈরির কাজ অতি দ্রুত সমাধা- পত্র তৈরির কাজ অতি দ্রুত সমাধা করতে হবে।

পত্র মিলাইয়া দেখিবেন- সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নিকট স্বাক্ষরের জন্য প্রেরিত প্রতিটি পত্র অনুমোদনের আগে পূর্বে অনুমোদিত খসড়ার সাথে প্রেরিত পত্র মিলাইয়া দেখিবেন এবং পত্রটির নিচে সাঁটমুদ্রাক্ষরিক কাম কম্পিউটার অপারেটর ও প্রশাসনিক কর্মকর্তা অনুস্বাক্ষর করিবেন।

অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ অনুপস্থিত- অনুমোদিত খসড়া, ফ্রেশ কপি ও অফিস কপিতে স্বাক্ষরের জন্য তা সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার নিকট উপস্থাপন করতে হবে। খসড়া অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ অনুপস্থিত থাকলে তাহার দায়িত্বপালনকারী অফিসারের নিকট উপস্থাপন করতে হবে।

বিশেষ বাহক মারফত পত্র প্রেরণ- স্বাক্ষরিত পত্র প্রাপ্তির পর ব্যক্তিগত কর্মকর্তা অথবা সাঁটমুদ্রাক্ষরিক কাম কম্পিউটার অপারেটর উহা জারি করিবার জন্য পত্র প্রাপ্তি ও জারি ইউনিট শাখায় প্রেরণ করবেন। জরুরি ক্ষেত্রে বিশেষ বাহক মারফত পত্র প্রেরণ করা যেতে পারে। প্রেরিত পত্র যেন যথাসময়ে ডাক ধরিতে পারে সে ব্যাপারে সতর্ক থাকিতে হবে।

পত্র জারি নিবন্ধন বহি সংরক্ষণ- প্রতিটি শাখায় পৃথক পত্র জারি নিবন্ধন বহি সংরক্ষণ করতে হবে। প্রাপ্তি ও জারি ইউনিট শাখা কর্তৃক পত্র প্রাপ্তির পর ক্রোড়পত্র- ৯ এর নমুনা অনুযায়ী পত্রজারি নিবন্ধন বহিতে তা লিপিবদ্ধ করতে হবে পাশাপাশি পত্রের জারি সংখ্যা নিবন্ধন বহিতে নোট করে রাখতে হবে। 

একটিই ক্রমিক সংখ্যা হবে- একাধিক অফিসার অথবা একাধিক অফিসে কোন পত্রের অনুলিপি প্রেরণ করতে হলে জারি নিবন্ধন বহিতে ঐ জারিপত্রের কেবল একটিই মাত্র ক্রমিক সংখ্যা হবে এবং কর্মকর্তা বা অফিসের সংখ্যা বন্ধনীর মধ্যে উল্লেখ করতে হবে।

লাল কালিতে লিখতে হবে- পরিপত্র ও সিদ্ধান্তপ্রস্তাবসমূহ সংশ্লিষ্ট নিবন্ধন বহির একই ক্রমিক সংখ্যার অন্তর্ভূক্ত হবে এবং এগুলো যে ফ্যাক্স, ইমেইল বা অন্যান্য সাধারণ বিষয় হতে আলাদা এটা বুঝানোর জন্য নিবন্ধন বহিতে এগুলো লাল কালিতে লিখতে হবে।

জারিপত্রে তারিখ লিখে দিবে- প্রশাসনিক কর্মকর্তা পত্র জারির সময় জারিপত্রে তারিখ লিখে দিবেন ও নিবন্ধন বহির ৩য় কলামে তা লিপিবদ্ধ করে রাখবেন।

সচিবালয় চত্বরে অবস্থিত- সচিবালয় চত্বরে অবস্থিত অফিসসমূহে অফিস সহায়ক বা ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতি পত্র জারি করতে হবে। সচিবালয়ের বাইরের অফিসসমূহে ডাকযোগে অথবা ডেসপাস রাইডার অথবা ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে পত্র জারি করতে হবে।

ছুটির ‍দিনগুলোতে পত্র প্রেরণ- ছুটির ‍দিনগুলোতেও উর্দ্ধতন কর্মকর্তার নিকট জরুরি পত্র প্রেরণের ব্যবস্থা রাখতে হবে। তারা যদি বিদেশেও অবস্থান করে অথবা কর্ম সময়ের বাইরে অবস্থান করে সেক্ষেত্রে তাদেরকে ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে পত্র প্রেরণ করা যাবে। আর এ ব্যপারে পত্র প্রাপ্তি ও জারি ইউনিট শাখা প্রয়োজনীয় সকল ব্যবস্থা গ্রহণ করবে।

কাগজপত্র পত্র খামের মধ্যে ভরে-  কাগজপত্র পত্র খামের মধ্যে ভরে স্পষ্টাক্ষরে প্রাপকের ঠিকানা লিখে অথবা টাইপ করে তা পত্র প্রাপ্তি ও জারি ইউনিট শাখায় প্রেরণ করতে হবে। অফিস কপিতে রাবার স্ট্যাম্প দ্বারা “জারীকৃত” ছাপ লাগিয়ে তা নথিতে সংরক্ষণ করতে হবে।

প্রশ্ন: ২৬- হাজিরা বহি

হাজিরা বহি- সরকারি কর্মচারীদের অফিসে উপস্থিতি নিশ্চিত করার লক্ষ্যে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষ কর্তৃক সরবরাহকৃত বহিকে হাজিরা বহি বলে। যেখানে সকল কর্মচারী/কর্মকর্তাগণ প্রত্যেকদিন অফিসে হাজির হয়ে হাজিরা বহিতে স্বাক্ষর করিবেন।

সকল শাখায় একটি করে হাজিরা বহি- সকল শাখায় একটি করে হাজিরা বহি থাকিবে। অফিসে উপস্থিত হবার নির্ধারিত সময়ের ১৫ মিনিট পর দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা ইহাতে স্বাক্ষর করিবেন এবং ৩০ মিনিট (আধাঘন্টার) এর মধ্যে তা উপসচিবের নিকট পেশ করিবেন। শিথিল সময় অতিক্রমের পর কোন কর্মচারী হাজির হলে বিলম্ব সময়ের জন্য কারণ দর্শানোর নোটিশ প্রদান করতে হবে। হাজিরা ব্যবস্থা আরো ইফেক্টিভ করার জন্য ইলেক্ট্রনিক পদ্ধতিতে হাজিরা ব্যবস্থা চালু করতে হবে।

একদিনের নৈমিত্তিক ছুটি কাটা- মাসে প্রতি ০৩ দিন বিলম্বে উপস্থিতির জন্য একদিনের নৈমিত্তিক ছুটি কাটা যাবে। বিলম্বের কারণ যদি অভ্যাসগত হয় সেক্ষেত্রে তার বিরুদ্ধে বিভাগীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে। হাজিরা বহিতে নৈমিত্তিক ছুটির হিসাব রাখতে হবে।

হাজিরা বহি

প্রশ্ন: ২৭- ক্ষমতা অর্পণ করার সময় কোন কোন বিষয় মানিয়া চলতে হবে

কতিপয় কার্য নিষ্পত্তির জন্য কর্তৃত্ব প্রদান- ক্ষমতা অর্পণ বলতে যা বোঝায় তা হলো, সুনিদৃষ্ট স্তরে কতিপয় কার্য নিষ্পত্তির জন্য কর্তৃত্ব প্রদান। ক্ষমতার্পণ ০২ ভাবে হয়ে থাকে। যথা,

1. সংগঠনের ভিতরে ক্ষমতা অর্পণ এবং অন্যটি হলো
2. বিভিন্ন সংগঠনের মধ্যে ক্ষমতা অর্পণ।

সংগঠনের ভিতরে ক্ষমতা অর্পণ- সংগঠনের ভিতরে ক্ষমতা অর্পণ বলতে বোঝায় মন্ত্রী হতে সচিব, সচিব হতে যুগ্মসচিব বা অতিরিক্ত সচিব, যুগ্মসচিব হতে উপসচিব, উপসচিব হতে শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার নিকট ক্ষমতা অর্পণ। উল্লিখিত প্রত্যেকে স্ব স্ব পদের বিপরীতে কার্য ব্যবস্থা গ্রহণের পূর্ণ কর্তৃত্ব ও ক্ষমতা পাইবেন।

বিভিন্ন সংগঠনের মধ্যে ক্ষমতা অর্পণ- বিভিন্ন সংগঠনের ভিতরে ক্ষমতা অর্পণ বলতে বোঝায় সচিবালয় হইতে সংযুক্ত দপ্তর ও অধস্তন অফিসসসমূহের নিকট কার্য ব্যবস্থা গ্রহণের পূর্ণ কর্তৃত্ব ও ক্ষমতা প্রদান। সচিবালয় হইতে সংযুক্ত দপ্তর ও অধস্তন অফিসসসমূহের কর্মকর্তারা স্ব স্ব পদের বিপরীতে কার্য ব্যবস্থা গ্রহণের পূর্ণ কর্তৃত্ব ও ক্ষমতা পাইবেন।

ক্ষমতা অর্পণ এর ক্ষেত্রে নিন্মবর্ণিত বিষয়গুলো মানিয়া চলিতে হবে। যথা,

1. ক্ষমতা ও কর্তৃত্ব অর্পণের সহিত দায়িত্ব নির্ধারণ করা আবশ্যক। যেখানে ক্ষমতা ও দায়িত্বের মধ্যে একটা সামঞ্জস্য থাকবে।
2. ক্ষমতা অর্পণের বিষয়গুলো সুস্পষ্টভাবে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
3. ক্ষমতা অর্পণের সময় এটি খেয়াল রাখতে হবে যে, কোনভাবেই মন্ত্রণালয় বা বিভাগের কার্যাবলির গুনগত মান যেন ক্ষুন্ন না হয়।
4. ক্ষমতা অর্পণকারী কর্তৃপক্ষ ক্ষমতার ভুল ও অপপ্রয়োগ করলে তা যেন সংশোধন ও ক্ষমতা প্রত্যাহার করতে পারে তার ব্যবস্থা থাকতে হবে।

প্রশ্ন: ২৮- নোট লিখন পদ্ধতি বর্ণনা করুন।

একাধিক শাখার সহিত পরামর্শ- কোন বিষয়ে একাধিক শাখার সহিত পরামর্শ করার প্রয়োজন হতে পারে এরুপ ক্ষেত্র ব্যতিত অন্যান্য বিষয় চুরান্ত নিষ্পত্তি হবার পূর্বে ০৩ জনের বেশি কর্মকর্তা নোট লিখবেন না। আর্থিক ক্ষমতার্পন অনুযায়ী শাখা প্রধান সংশ্লিষ্ট বিষয়টি কোন পর্যায়ে নিষ্পত্তিযোগ্য তাহা নথিতে উল্লেখ করবেন।

সরাসরি নিষ্পত্তি- শাখার দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তা সরাসরি নিষ্পত্তি করতে পারেন এরুপ বিষয়ে বিস্তারিত নোট লিখার প্রয়োজন নেই।

বিবেচনাধীন কাগজপত্র পরীক্ষা- যে সকল বিষয়ে উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষ বিবেচনাধীন কাগজপত্র পরীক্ষা করেই সিদ্ধান্ত গ্রহন করতে পারে সে সকল বিষয়ে সংক্ষিপ্ত নোট লিখা যেতে পারে।

আনুষ্ঠানিকভাবে নোট প্রদানের প্রয়োজনীয়তা- যে সকল বিষয়ে আনুষ্ঠানিকভাবে নোট প্রদানের প্রয়োজনীয়তা রয়েছে সে সকল বিষয়ে নিন্মবর্ণিত বিবরণসমূহ বিস্তারিতভাবে উল্লেখপূর্বক নোট প্রদান করতে হবে।

• প্রাপ্ত নোটসমূহে কোন ভুল থাকলে তা তুলে ধরা।
• বিষয়টিকে প্রভাবিত করে এরুপ সকল বিধি অথবা নিয়ম-কানুন উল্লেখ করা।
• সিদ্ধান্ত গ্রহণে সুনিদৃষ্ট প্রসঙ্গ ও পূর্ব নজির।
• বিষয়টি সম্পর্কে ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য অনুসরণীয় বিধি-বিধান উল্লেখ।
• সুনিদৃষ্ট প্রস্তাব।

এক-পঞ্চমাংশ মার্জিন- কোনো নথি পেশ করার সময় তার সাথে নোটশীট সংযুক্ত করে দিতে হবে। নোটে এক পঞ্চমাংশ জায়গা মার্জিন রেখে দাগ টেনে দিতে হবে। তারপর হাতে বা কম্পিউটারে টাইপ করে নোট লিখতে হবে। উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষ যেন ইচ্ছা করলে নোট দিতে পারে সে জন্য নোটে অলিখিত সাদা নোটশিট রাখতে হবে।

ধারাবাহিকভাবে সংখ্যা দিতে হবে- সকল নোটের অনুচ্ছেদসমূহে ধারাবাহিকভাবে সংখ্যা দিতে হবে।

আঠা দিয়ে লাগানো যাবেনা- নথির কোনো নোটই আঠা দিয়ে লাগানো যাবেনা এবং নোটের অবান্চিত অংশ কেটে অনুস্বাক্ষর দিতে হবে।

অনুস্বাক্ষর ও সিলমোহরসহ স্বাক্ষর- নোট যদি একাধিক পৃষ্ঠার হয় সেক্ষেত্রে প্রতি পৃষ্ঠায় অনুস্বাক্ষর করে শেষ পৃষ্ঠায় সিলমোহরসহ স্বাক্ষর করবেন। পরবর্তী উর্দ্ধতন কর্মকর্তার নিকট নোট উপস্থাপনের পর ঐ কর্মকর্তা যদি নোটের বক্তব্যের সাথে একমত পোষণ করেন সেক্ষেত্রে তিনিও একইভাবে অনুস্বাক্ষর ও শেষ পৃষ্ঠায় সিলমোহরসহ স্বাক্ষর করবেন। 

যদি বক্তব্যের সাথে দ্বিমত পোষণ করেন তাহলে তিনি আলাদাভাবে নোট দিবেন ও সিলমোহরসহ স্বাক্ষর করবেন এবং এক্ষেত্রেও তিনি পূর্ববর্তী পৃষ্ঠায় অনুস্বাক্ষর করবেন। নথিটি যদি পুনরায় পরবর্তী উর্দ্ধতন কোন কর্মকর্তার নিকট পেশ করা হয় সেক্ষেত্রে তিনিও এই একই নিয়ম অনুসরণ করবেন।

প্রশ্ন: ২৯- নথি পেশ করার পূর্বে প্রশাসনিক কর্মকর্তা কর্তৃক সম্পাদিত কার্যসম্পাদন রীতি বর্ণনা করুন- 

নথি বন্ধনী- হার্ডকপির ক্ষেত্রে সকল নথি “নথি বন্ধনীতে” (Band) রাখবেন। নথির বিষয় ও সংখ্যা নথি কভারে লিখতে হবে।

পেজ সংখ্যা- প্রাপ্ত পত্রের সকল পৃষ্ঠার উপরে ডান কোনে ক্রমানুসারে পেজ সংখ্যা দিতে হবে। পেজ সংখ্যা এমনভাবে লিখতে হবে যেন সম্পূর্ণ পেজ না উল্টিয়েও পেজ সংখ্যা পড়া যায়। আবার এতটা উপরেও লেখা যাবে না যাতে পেজ সংখ্যা ছিড়িয়া বা মুছে যেতে পারে।

পূর্ববর্তী কাগজপত্র- কোন বিষয়ের সাথে উপস্থাপিত পূর্ববর্তী কাগজপত্র কালানুক্রমিকভাবে সাজিয়ে উপস্থাপন করতে হবে। এক্ষেত্রে পুরাতন কাগজপত্র নথির নিন্মদেশে থাকবে।

রেফারেন্স উপস্থাপন- কখনো যদি নথির সাথে রেফারেন্স উপস্থাপনের প্রয়োজন হয় সেক্ষেত্রে, রেফারেন্স যদি নথির কাভারের সমান হয় তাহলে তা নিন্মভাগে থাকিবে আর যদি তা আকারে ক্ষুদ্র হয় সেক্ষেত্রে নথির উপরিভাগে থাকিবে।

দুই বা ততোধিক নথি পেশ- যদি দুই বা ততোধিক নথি একত্রে পেশ করার প্রয়োজন হয় সেক্ষেত্রে সকল নথি ফিতা দিয়ে বেধে চলমান নথি সবার উপরে রেখে তা উপস্থাপন করতে হবে।

নথির তলদেশে আলাদা কাভার- নথির তলদেশে আলাদা কাভারের ভিতর টাইপকৃত নোট, খসড়াসমূহের পান্ডুলিপি, পুরাতন যে সকল প্রশ্নের উত্তর পাওয়া গিয়েছে ‍উহাদের পুরাতন তাগিদপত্র, তাগিদপত্রের জবাব, আধা-সরকারি পত্রাদি প্রভৃতি সংরক্ষিত থাকবে। তবে এখানে উল্লেখ্য যে এসকল ডকুমেন্টস সংশ্লিষ্ট বিষয়ের নিষ্পত্তির জন্য আবশ্যক নয়। এগুলো মূলত বরাতসূত্র নির্দেশের জন্য রাখা হবে।

অবগতি বা বরাতসূত্র প্রেরণ- কোন নথির অবগতি বা বরাতসূত্র প্রেরণের প্রয়োজন হলে সেক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মুল নথির পরিবর্তে মুদ্রিত প্রতিলিপি (সোজা কথায় ফটোকপি) প্রেরণ করা হবে।